Los eventos virtuales presentan multitud de ventajas. Son atractivos, rentables, escalables y, a menudo, más fáciles de organizar que las conferencias presenciales. Sin embargo, a pesar de estas ventajas, muchos organizadores de eventos se enfrentan a un descenso de la asistencia y a un creciente cansancio de los eventos virtuales.
¿Cómo puede aumentar la asistencia, reducir las bajas y mantener el interés de su público virtual?
Esta guía explora los consejos más eficaces para aumentar la asistencia, incluidas las estrategias utilizadas antes y durante el evento. Aprenderá a aumentar la asistencia a los eventos virtuales, optimizar su agenda y reducir la fatiga, todo ello respaldado por datos y buenas prácticas.
Índice de contenidos
- Cómo mejorar el índice de asistencia antes del evento
- Cómo mejorar el índice de asistencia durante el evento
- Qué es la fatiga virtual y cómo solucionarla
- Conclusión
Cómo aumentar el índice de asistencia antes del evento
Según el informe Communiqué Benchmark Report, sólo alrededor del 47% de los participantes asisten realmente a los eventos presenciales a los que se inscriben. He aquí cómo aumentar el porcentaje de asistencia y convertir a los inscritos en asistentes.
Aproveche todos sus canales
El marketing por correo electrónico es una de las formas más eficaces de atraer asistentes a su evento virtual. De hecho, más del 76% de los planificadores de eventos incluyen campañas de correo electrónico en su estrategia para atraer participantes. Los recordatorios en su bandeja de entrada una semana, un día y una hora antes del comienzo pueden mejorar enormemente su índice de asistencia. Para asegurarte de que llegas a las bandejas de entrada correctas de tus asistentes, utiliza el mejor extractor de correo electrónico que se adapte a las necesidades de tu empresa. Además,considere la posibilidad de utilizar líneas de asunto y contenidos personalizados para captar la atención.
Las redes sociales también desempeñan un papel crucial. Comparta teasers, contenidos entre bastidores y cuentas atrás. Invite a los ponentes principales a compartir el evento con sus seguidores para aprovechar su audiencia.
Elija el día adecuado
Los mejores días para la asistencia virtual son los martes, miércoles y jueves. Evite los lunes (demasiado concurridos) y los viernes (poca concentración). Para los eventos de fin de semana, sondee a su público para calibrar el interés.
Haga que su agenda sea notable
Su agenda es la que, al final, venderá su evento. ¿Sus presentaciones aportan valor a su público? ¿Hay suficiente variedad? ¿Son las sesiones breves y concretas? El programa que ofrezcas atraerá al público adecuado, así que asegúrate de que sea extraordinario.
Una vez definido el programa, es hora de crear una página de aterrizaje visualmente atractiva:
- Biografías profesionales de los ponentes
- Enlaces de inscripción sencillos
- Aspectos destacados de los patrocinadores
- Desglose claro del programa
Los asistentes marcarán esta página como favorita y la consultarán en numerosas ocasiones. Asegúrese de crear una página visualmente atractiva, completa y clara. Deje una impresión positiva adoptando fotos profesionales y descripciones atractivas. Una agenda convincente es una de las mejores formas de conseguir que la gente acuda a su evento y se mantenga interesada.
Cómo aumentar el índice de asistencia durante el evento
En cinco estudios, que incluyeron a más de 3.000 participantes, los científicos descubrieron que los tres factores principales que provocan un descenso de la asistencia durante un evento en directo son la duración, la explosividad y la frecuencia.
La duración se refiere a la duración de la sesión. Indudablemente, una sesión más larga provocará un mayor descenso de la presencia. Asegúrese de que sus presentaciones sean breves y directas al grano para mantener a su audiencia comprometida e interesada.
La frecuencia se refiere a la frecuencia con la que se celebra el mismo acto. Si preguntara a su público si preferiría asistir a un evento virtual largo de 4 días en lugar de a un evento dividido en dos bloques, la mayoría de los asistentes preferiría elegir una conferencia de 2 días con algunas semanas de por medio. Cuando su evento virtual se extiende durante un periodo de tiempo más largo, comprometerse con el programa resulta más cómodo.
En el estudio se defineel estrés como el acto de saltar de una sesión a otra sin pausas intermedias. Como puede imaginar, ir de una presentación a otra sin tiempo para relajarse y tomarse un momento puede resultar agotador.
De todos los principales factores determinantes mencionados anteriormente, se ha demostrado que la falta de pausas entre sesiones es el factor que más fatiga provoca. Esta noción demuestra que las pausas son vitales. Durante tu planificación, asegúrate de darles prioridad.
Qué es la fatiga en los eventos virtuales y cómo solucionarla
Uno de los mayores retos a la hora de mejorar la asistencia a eventos virtuales es combatir el creciente problema de la fatiga de los eventos virtuales. Aunque las plataformas virtuales ofrecen flexibilidad, accesibilidad y ahorro de costes, también conllevan una serie de retos psicológicos y fisiológicos que pueden reducir significativamente la asistencia y el compromiso. Entender las causas de esta fatiga es esencial para los organizadores de eventos que quieran aumentar la participación y ofrecer experiencias satisfactorias.
Las estadísticas recientes sobre fatiga en eventos virtuales muestran que los participantes suelen experimentar una combinación de tres tipos de fatiga:visual, emocional ymotivacional. Estos factores subyacentes contribuyen a los bajos niveles de energía, la falta de compromiso e incluso los abandonos a mitad del evento, lo que dificulta el mantenimiento de un buen índice de asistencia y aún más el fomento de la participación.
Fatiga visual
Mirar una pantalla durante mucho tiempo es físicamente agotador. Los asistentes suelen manifestar síntomas como sequedad ocular, dolores de cabeza, visión borrosa y malestar general. A diferencia de los eventos presenciales, en los que el movimiento y la variedad visual son naturales, los virtuales suelen encerrar a los participantes en un punto de vista fijo, lo que provoca sobreestimulación y tensión.
Para reducir la fatiga visual, planifique pausas regulares en la pantalla durante todo el evento. Anime a los asistentes a alejarse, estirarse o incluso mirar al exterior durante unos minutos. Ofrecer breves momentos de "cámara apagada", especialmente durante los segmentos menos interactivos, también da a los participantes la oportunidad de descansar la vista. Estos pequeños ajustes pueden ayudar a refrescar la concentración y mejorar la experiencia en general, y marcan una gran diferencia cuando se intenta aumentar el porcentaje de asistencia a lo largo de sesiones más largas.
Fatiga emocional
Los entornos virtuales también pueden ser emocionalmente exigentes. La presión constante para parecer atento, sonreír a la cámara y controlar cómo nos perciben conduce a la fatiga emocional. Esto es especialmente cierto cuando se exige a los participantes que estén en vídeo durante largos periodos o durante sesiones sin interactividad incorporada.
Cuando las personas están cara a cara, ajustan de forma natural su lenguaje corporal, el contacto visual y las señales sociales. Pero en los eventos virtuales, esa libertad se reduce. Los asistentes suelen sentirse observados e inconscientemente compensan en exceso: asienten más, sonríen más y exageran sus expresiones. Este constante autocontrol puede ser mentalmente agotador.
Ofrezca a los asistentes la flexibilidad de participar con las cámaras apagadas cuando sea oportuno. Incorpore salas de descanso o reuniones informales para crear espacios más relajados y centrados en las personas. Reducir la presión social ayuda a los asistentes a mantenerse mentalmente presentes y emocionalmente resistentes, lo que mejora su experiencia y reduce los abandonos prematuros.
Fatiga de motivación
La fatiga motivacional se refiere a la pérdida gradual de interés y energía a lo largo de un evento, sobre todo cuando el contenido es repetitivo, demasiado denso o carece de interacción. Los asistentes virtuales son especialmente propensos a realizar varias tareas a la vez, desconectar o abandonar las sesiones cuando se sienten abrumados o poco motivados.
Para evitarlo, evite las sesiones consecutivas y no sobrecargue la agenda. Utilice una combinación de formatos: Incluya encuestas en directo, cuestionarios, narraciones, charlas y demostraciones prácticas para mantener alta la energía. Anime a los ponentes a dar personalidad a sus intervenciones con tonos variados, anécdotas de la vida real y apoyo visual.
Incluso pequeños cambios en el diseño del acto pueden revitalizar a los participantes. Si ayuda a su público a mantenerse motivado, mejorará significativamente sus posibilidades de mantener un buen índice de asistencia y aumentará la probabilidad de que vuelvan a asistir a futuros actos.
Conclusión
Ahora que las reuniones a distancia y los eventos virtuales se están convirtiendo en parte de la norma, observaremos que cada vez más eventos cambian a un formato híbrido o 100% en línea.
Organizar y promocionar eventos virtuales puede llevar muchos meses de planificación. Si se presta especial atención a la inscripción y el compromiso, se puede mejorar sustancialmente el índice de asistencia antes y durante el evento.
A medida que aumenta la necesidad de participación virtual, la tecnología que sustenta estas experiencias en línea debe evolucionar para ofrecer entornos más seguros, interactivos y fáciles de usar. Digital Samba ofrece una solución ideal con su API de videollamada y su SDK de videoconferencia que cumplen con la GDPR. Al estar alojado en la UE y ofrecer cifrado de extremo a extremo, Digital Samba da la máxima prioridad a la privacidad y la protección de datos. A través de la API de incrustación de chat de vídeo de Digital Samba, puede incrustar videollamadas en su sitio web o integrar perfectamente una sala de vídeo en sus plataformas existentes, proporcionando una experiencia coherente y envolvente para todos los participantes. Tanto si organiza seminarios web, reuniones corporativas o sesiones educativas, los servicios de Digital Samba le permiten sacar el máximo partido de sus reuniones virtuales, garantizando al mismo tiempo el pleno cumplimiento de la normativa de la UE.
