Las reuniones virtuales se han convertido en la norma para los equipos híbridos y las empresas remotas. Sin embargo, el éxito de las reuniones virtuales no se produce por casualidad, sino que requiere estructura, planificación y las herramientas adecuadas. Tanto si diriges un equipo global como si te reúnes de forma individual, saber cómo llevar a cabo una reunión en línea de forma eficaz es clave para organizar reuniones virtuales con éxito.
En esta guía, compartimos 15 prácticas recomendadas para reuniones virtuales que le ayudarán a mejorar la colaboración, aumentar la productividad y ofrecer siempre mejores reuniones virtuales.
Índice de contenidos
- Establezca el orden del día
- Pruebe su tecnología
- Coordinación entre zonas horarias
- Presentación
- No llegue tarde
- Asignación de funciones
- Medidas de privacidad
- Normas de la reunión virtual
- Mantener la participación de los asistentes
- Protocolo de audio
- No alargue la reunión más de lo necesario
- Comunicación bidireccional
- Actas/resumen de la reunión
- Evalúe lo que ha ido bien
- No olvide hacer un seguimiento
- Pros y contras de las mejores prácticas de las reuniones virtuales
- Reflexión final
Para estar preparado para una reunión virtual debe seguir estrategias de eficacia probada y adoptar las herramientas adecuadas: esta guía resume todo lo que necesita.
15 mejores prácticas para reuniones virtuales
Creemos que mantener las mejores prácticas virtuales es esencial para el éxito de las videoconferencias. Las reuniones en línea son diferentes de las presenciales; cada una tiene sus propios retos. Los principales retos de la comunicación en línea son:
- Comunicación abierta: la videoconferencia facilita que las personas pasen a un segundo plano. Necesitamos que todos contribuyan como lo harían en persona.
- Concentración: concentrarse en la tarea puede ser difícil en un entorno virtual. Evite desviarse de los puntos principales. Puede ser beneficioso dedicar algo de tiempo a fines puramente sociales antes o después de una reunión.
- Compromiso: es mucho más fácil dejar de prestar atención virtualmente que en persona. Los organizadores deben hacer un esfuerzo consciente por mantener la atención de los asistentes. La elección de una plataforma de reuniones virtuales con muchas funciones puede ayudar mucho en este sentido.
Hemos preparado 15 buenas prácticas para ayudarle a superar estos retos.
1. Establezca el orden del día para celebrar reuniones virtuales eficaces
Su reunión virtual debe tener siempre un objetivo. Todo lo que ocurra en la reunión debe ayudarle a alcanzar ese objetivo.
Las grandes reuniones deben tener siempre un orden del día. Sin un orden del día, es fácil que la reunión se salga de lo previsto. Los órdenes del día también son una buena forma de evitar que las reuniones virtuales se alarguen demasiado.
Puedes preguntar a los asistentes con antelación si tienen algún punto en el orden del día. De este modo, los participantes pueden planificar sus aportaciones.
2. Pruebe su tecnología
Una de las mejores prácticas que más se pasan por alto en las reuniones en línea es la preparación técnica. Si es la primera vez que utiliza una nueva plataforma o hardware, pruébelo antes de la reunión. Aprenda a utilizar las funciones básicas -silenciar, compartir pantalla, chatear- como mínimo.
Los problemas técnicos son las interrupciones más comunes de las reuniones virtuales. La mayoría de nosotros hemos experimentado alguna vez una reunión en línea que se ha ido al traste por un problema técnico. No parece muy profesional.
Lo mismo ocurre con las cámaras web y los auriculares. No te incorpores a una entrevista de trabajo en línea sólo para descubrir que tu nueva webcam no funciona correctamente.
3. Coordinación entre zonas horarias
Hoy en día, es habitual ver equipos remotos internacionales coordinándose en los mismos proyectos. El mayor obstáculo para una colaboración a distancia eficaz es la coordinación eficiente entre zonas horarias. Paraque las reuniones virtuales sean eficaces, respete siempre la disponibilidad horaria de los participantes.
Debes respetar los husos horarios de los demás. Por ejemplo, no programes una reunión a las 10 de la mañana, hora del Reino Unido, si tienes compañeros en Nueva York. Tendrían que levantarse a las 5 de la mañana para asistir a la reunión.
Las horas óptimas dependerán siempre de su equipo. 16:00-17:00 UTC es una franja horaria popular para los equipos con sede en los EE.UU., el Reino Unido y Europa continental. Digital Samba dispone de una útil herramienta de gestión de zonas horarias que te ayuda a encontrar la mejor franja horaria para tus reuniones internacionales.
4. La presentación importa
Se podría escribir un artículo entero sobre este tema, por eso ya lo hemos hecho. Su aspecto, iluminación y fondo contribuyen a las buenas prácticas de las reuniones virtuales y no deben subestimarse.
Una reunión a distancia no es excusa para descuidar la presentación.
Una buena iluminación, audio y un atuendo adecuado pueden aumentar tu confianza y hacerte parecer más profesional. Haz siempre una prueba antes de una reunión importante para comprobar tu imagen de vídeo.
5. Normas de puntualidad para las reuniones en línea
Llegar tarde a una reunión de equipo en persona es vergonzoso. Tienes que abrir la puerta despacio y colarte sin hacer ruido, esperando que nadie se dé cuenta de tu retraso. Sin embargo, si llegas tarde a una reunión de vídeo, puedes entrar con el micrófono silenciado y sin cámara, y nadie se dará cuenta.
Puede que creas que nadie se ha dado cuenta, pero ten por seguro que sí. Las reuniones en línea nos dan aún menos excusas para llegar tarde. No dejes que tu nivel de exigencia decaiga sólo porque la reunión se celebre en línea. Nunca se sabe quién lleva la cuenta.
6. Asigne funciones para mejorar las reuniones virtuales
En las reuniones más grandes, es necesario asignar funciones a los asistentes. Si todo el mundo conoce su trabajo, habrá menos caos y confusión. Incluso las reuniones de equipos pequeños se benefician de tener un presidente y un anotador.
Tener un presidente es importante. El presidente es responsable de que se alcance el objetivo de la reunión. Si se dedica demasiado tiempo a un solo punto del orden del día, el presidente puede aconsejar al grupo que siga adelante. La gestión del tiempo es una habilidad clave para un presidente virtual.
7. Utilizar medidas de privacidad para reuniones en línea seguras
¿Es delicado el tema de la reunión? ¿Involucrará información personal o comercial sensible? Si es así, quizá le convenga establecer medidas de seguridad para videoconferencias.
Algunas herramientas básicas de protección son la protección por contraseña, el cifrado de extremo a extremo y las salas de espera. Ha habido muchos casos de videoconferencias de alto nivel en las que se han infiltrado trolls o invitados no deseados.
No dejes que te ocurra a ti. Ten siempre cuidado al compartir los enlaces de las reuniones. Digital Samba permite a los organizadores bloquear su sala virtual una vez iniciada la reunión. También tiene acceso a una sala de espera, que le permite admitir o rechazar asistentes.
8. Establezca las reglas de la reunión virtual
Tener un conjunto de buenas prácticas para las reuniones virtuales en toda la empresa es una gran idea. Cada vez son más las empresas que lo hacen, ya que los equipos totalmente remotos son cada vez más habituales.
En lugar de dejar que los miembros de su equipo y los participantes adivinen lo que es aceptable y lo que no, entrégueles una copia del reglamento de su reunión virtual. De este modo, su equipo ahorrará tiempo y dinero.
9. Mantenga el interés de los asistentes durante las reuniones virtuales
La participación es la piedra angular del éxito de una reunión en línea. Las peores reuniones son aquellas en las que una persona habla durante mucho tiempo y todos se desconectan. La interacción entre los participantes es la mejor forma de fomentar el compromiso.
Una buena plataforma de reuniones virtuales es el mejor punto de partida para fomentar la participación. Elija una plataforma con muchas funciones interactivas. Así se garantiza la comunicación bidireccional y se mantiene a los asistentes alerta.
Digital Samba tiene toda una caja de herramientas para fomentar la participación. Entre ellas, compartir pantalla, levantar la mano, encuestas, pizarras compartidas, salas de reuniones, etc.
10. Practica la etiqueta de audio
Nunca se insistirá lo suficiente en la importancia de una buena etiqueta de audio. Todo el mundo ha vivido alguna vez una reunión a distancia interrumpida por un micrófono ruidoso. Los micrófonos no silenciados captan ruidos de fondo no deseados, como toses y ladridos.
Por regla general, debes silenciar el micrófono si no estás hablando. Digital Samba cuenta con una función que permite a los organizadores silenciar y activar simultáneamente los micrófonos de todos los participantes.
Funciones como ésta pueden ayudar a retomar el ritmo de una reunión cuando el micrófono de un miembro desconocido del equipo está causando distracciones.
11. Sea breve
La gente tiende a reservar las reuniones en intervalos de 30 minutos. Lo hacemos automáticamente, pero dista mucho de ser óptimo. Una vez en marcha, las reuniones tienden a extenderse y a ocupar todo el tiempo asignado. Por eso, la mayoría se alargan mucho más de lo necesario.
¿Cómo podemos evitarlo? Elon Musk dijo que él siempre organiza las reuniones en intervalos de cinco minutos. Una duración más corta mantiene a los asistentes comprometidos y centrados en el objetivo. Considera siempre cuánto tiempo necesitas antes de organizar una reunión.
12. Fomente la comunicación bidireccional
La comunicación unidireccional no es atractiva. En realidad, no es comunicación. ¿Cuánto tiempo cree que su equipo le escuchará si habla durante una hora seguida? No mucho.
Intente que los participantes participen lo máximo posible. Los elementos interactivos son una buena forma de conseguirlo. ¿Parece que la gente se está aburriendo? Inicie una encuesta y pida su opinión a los asistentes.
Preste especial atención a los introvertidos. A menudo pasan desapercibidos a pesar de que su aportación puede ser muy valiosa. Asegúrate de pedirles su opinión y sus ideas.
13. Redactar actas y resúmenes de las reuniones
Llevamos una vida ajetreada y es fácil olvidar lo que se dijo en la reunión de equipo de ayer. Por eso es importante dejar constancia tomando notas o levantando acta.
Utilizar un bloc de notas online en el móvil o el portátil puede ser beneficioso. Estos blocs de notas en línea son digitales y se puede acceder a ellos y utilizarlos fácilmente. Además, ofrecen distintas funciones, como guardar las notas en forma de documento, resumir las notas, etc., lo que los convierte en una mejor opción que los blocs de notas físicos.
Sin notas de reunión, es fácil que pierdas los resultados de la sesión de brainstorming de tu equipo. No dejes que te ocurra. Toma notas.
14. Evalúe lo que salió bien
Tómese siempre el tiempo necesario para evaluar la reunión. La autoevaluación es importante en los actos de mayor envergadura que requieren cierta planificación. Pregúntese: ¿Ha fallado algo? ¿Qué podría mejorar la próxima vez? ¿Cómo puede aumentar la participación la próxima vez?
La reflexión es una parte fundamental de las mejores prácticas para las reuniones a distancia y conduce a una mejora continua en la forma de organizar las reuniones. Puede que descubra algunas de sus propias buenas prácticas para reuniones virtuales.
15. No olvide hacer un seguimiento
Los correos electrónicos de seguimiento son cruciales . Asistimos a tantas reuniones virtuales que puede resultar difícil recordarlas todas. Enviar un seguimiento rápido mantiene la reunión fresca en la mente de los participantes.
Los mejores son breves, dulces y concisos. Digital Samba elimina el estrés de este proceso. Digital Samba te permite enviar correos electrónicos de seguimiento personalizados, para que te mantengas al frente de la memoria de tus participantes.
Pros y contras de las mejores prácticas para reuniones virtuales
Aunque las mejores prácticas para reuniones virtuales ayudan a los equipos a colaborar de forma más eficaz, merece la pena considerar las ventajas y los posibles inconvenientes de aplicar un enfoque estructurado. A continuación encontrará una rápida comparación que le ayudará a sopesar el impacto de estas prácticas en su organización.
| Ventajas | Contras |
|---|---|
| Aumenta el compromiso y la participación | Requiere planificación y preparación previas |
| Ayuda a celebrar reuniones más eficaces y estructuradas | Puede parecer rígida si no se adapta a la dinámica del equipo |
| Reduce la fatiga de las reuniones al mantener las sesiones centradas y concisas | El uso excesivo de herramientas puede provocar distracciones. |
| Fomenta la contribución equitativa de todos los participantes | Puede que no todos los participantes sigan automáticamente las mejores prácticas |
| Mejora la gestión del tiempo y la productividad durante las reuniones a distancia | La adopción inicial puede requerir formación o un cambio cultural |
Reflexión final
En resumen, las mejores prácticas para las reuniones virtuales son la preparación, el calendario, la claridad del orden del día, las herramientas de participación y el uso adecuado de la tecnología. Dominar estos aspectos garantiza una mejor comunicación y menos interrupciones durante las sesiones.
Le sugerimos que utilice nuestras 15 mejores prácticas para reuniones a distancia como base del nuevo reglamento de reuniones virtuales de su empresa. A medida que adquiera experiencia organizando reuniones con éxito, descubrirá aún más buenas prácticas propias de su organización.
Con la API de videoconferencia de Digital Samba, su plataforma puede garantizar que las videollamadas en tiempo real sean una experiencia sin fricciones para facilitar que los usuarios hablen entre sí. Para ver cómo podemos habilitar su sitio web o plataforma, hable con nuestros equipos de ventas aquí.
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Ventajas y desventajas de las videoconferencias
