La etiqueta en videoconferencias es un tema del que se habla cada vez más. El enorme crecimiento de las reuniones por vídeo ha dejado a muchas personas preguntándose qué normas de comportamiento deberían seguir. Las reuniones virtuales no están exentas de buenas prácticas. Seguir estos 12 consejos de etiqueta te ayudará a que tus videollamadas funcionen sin problemas.
Índice
- Las 12 reglas de etiqueta para videollamadas
- Consejos para reuniones híbridas
- Sácale partido a las herramientas de IA
- Pros y contras de prácticas habituales en videoconferencias
- Normas básicas para reuniones virtuales
- Preguntas frecuentes
- Conclusión
Las 12 reglas de etiqueta para videollamadas
Prueba previa
Hacer una prueba técnica antes de la reunión te ahorrará más de un disgusto. Te recomendamos repasar nuestra checklist para reuniones online antes de arrancar reuniones importantes o con mucha gente. No querrás estar en la situación de que todos se conecten y descubrir que la plataforma no funciona como esperabas.
Comprueba la cámara, el micrófono, la función de compartir pantalla y la conexión a internet al menos 10 minutos antes de una llamada importante.
Vístete de forma adecuada
Sí, lo has adivinado: nada de pijamas ni albornoces en las reuniones online. El teletrabajo nos da algo de margen con la ropa, pero eso no significa que todo valga. Nuestra regla de oro: vístete en función de tu audiencia y usa el sentido común.
Para reuniones informales de equipo, ropa cómoda de estar por casa. Si tienes una entrevista de trabajo o una presentación ante directivos, toca sacar la ropa smart casual o business casual.
Otra buena norma: evita los extremos. Ir demasiado informal puede dar imagen de dejadez, pero presentarte a una reunión de equipo con traje y corbata puede resultar igualmente raro.
Pregúntate: "¿Qué me pondría si fuera en persona?" y vístete a ese nivel o un peldaño por debajo.
Iluminación y sonido
La iluminación y el sonido marcan la diferencia entre una imagen amateur y ese look profesional que todos buscamos. En cuanto a iluminación, te recomendamos echar un vistazo a nuestra guía completa de iluminación. Para mejores resultados, opta por un sistema de dos o tres puntos de luz.
Para mejorar tu iluminación al instante, sigue estas reglas básicas:
- Evita la luz directa por detrás (contraluz)
- Evita la luz cenital directa
- Usa varias fuentes de luz
- Un aro de luz es una inversión que merece la pena
En cuanto al audio, nada supera a un micrófono de buena calidad. Los encuentras integrados en auriculares con micrófono o como micros de sobremesa independientes. El micrófono que trae tu portátil de serie no va a ser suficiente. Un audio nítido te ayudará a mantener la atención de tu audiencia.
Tu fondo
El fondo puede rematar un aspecto limpio y profesional o convertirse en una distracción que arruine todo lo demás. Te recomendamos elegir un fondo sencillo y consultar nuestra guía de fondos virtuales.
Si quieres ir un paso más allá, dedica una pared concreta de tu despacho como fondo habitual. Elige un color neutro y así tu fondo siempre jugará a tu favor. Los fondos verdes (chromakey) ofrecen una calidad excelente, pero requieren más esfuerzo de configuración.
Contacto visual
El contacto visual en las videollamadas funciona igual que en persona. Es mucho más difícil concentrarse en lo que alguien dice si no te mira directamente. Muchos caemos en la trampa de mirar a los compañeros en la pantalla en lugar de mirar a la cámara.
El contacto visual ayuda a que todos se centren en lo que estás diciendo y reduce las probabilidades de que se pongan a hacer otra cosa o abran otra pestaña.
El botón de silencio es tu aliado
Anima siempre a tus compañeros a silenciar el micrófono cuando no estén hablando. Esta debería ser una de las normas más importantes del manual de etiqueta virtual de tu empresa. En reuniones grandes, también es buena idea pedir que apaguen las cámaras.
¿Cuántas reuniones has vivido que se fueron al traste por un micrófono molesto? Timbres, ladridos, conversaciones de fondo, gente comiendo... Estos ruidos son el enemigo.
Mantén las distracciones al mínimo haciendo obligatorio estar en silencio cuando no te toque hablar.
Etiqueta al compartir pantalla
Lo fundamental al compartir pantalla es tener cuidado con lo que muestras. No querrás hacer clic en tu presentación de resultados y descubrir que acabas de compartir un correo confidencial de dirección.
Una buena práctica es tener lo que vas a compartir en una pestaña aparte para evitar errores comprometidos. Compartir archivos directamente es a veces mejor opción, porque hay menos riesgo de subir el documento equivocado.
Mantén la concentración
¿Por qué deberían tus asistentes mantenerse concentrados si tú no lo estás? Esta es una de las razones por las que el contacto visual es tan importante. Si quien organiza parece distraído, estás dando permiso implícito a los demás para hacer lo mismo.
Si la persona que modera está centrada, hay muchas más probabilidades de que el resto también lo esté. En este sentido, lo que inviertas es lo que obtendrás.
Sé puntual
Que estés teletrabajando no significa que puedas llegar tarde. En la oficina, lo normal era que todo el mundo apareciera 5-10 minutos antes para charlar un poco antes de empezar. Ahora, la gente se conecta justo en el minuto exacto para evitar la conversación informal.
Llegar tarde a una reunión presencial resulta incómodo; no trates una reunión virtual de forma diferente.
Aprovecha las herramientas de tu plataforma
El engagement es tu mejor aliado; sácale partido. Herramientas interactivas como levantar la mano, preguntas y respuestas y encuestas en directo son formas estupendas de mantener la atención. Te recomendamos lanzar alguna función interactiva cada diez o quince minutos para evitar que la gente desconecte.
Nuestra plataforma, Digital Samba, cuenta con diversas herramientas interactivas, incluyendo las que acabamos de mencionar. La plataforma que elijas será clave para impulsar y mantener la participación.
Prepárate
Si quieres sacar el máximo provecho de tus reuniones online, tienes que venir preparado. Se considera buena etiqueta presentarte listo, especialmente si eres tú quien organiza. Ten las notas, los materiales y los archivos organizados con antelación.
Puede que quieras preparar algunas notas en papel para no perder el hilo durante la reunión. Un truco muy popular es escribir ideas o puntos clave en post-its y pegarlos alrededor de la pantalla.
Habla con claridad
Exponer tus ideas con claridad es una buena práctica tanto en reuniones presenciales como online. Hablar de forma clara garantiza que transmites tu mensaje de manera que todos puedan entenderlo. Es habitual que los participantes en reuniones virtuales no pidan al moderador que repita algo si murmura o tiene mala calidad de audio.
La calidad del audio juega un papel fundamental aquí. Puedes hablar todo lo claro que quieras, pero si tienes un micrófono malo, seguirá siendo difícil entenderte.
Consejos para reuniones híbridas
Las reuniones híbridas, con parte del equipo en sala y parte en remoto, tienen sus propios retos de etiqueta:
- Si estás en remoto: Avisa si no puedes oír o ver bien lo que pasa en la sala. Usa el chat o la función de levantar la mano para indicar que quieres intervenir. Mantén la cámara encendida para acortar la distancia con los que están presentes.
- Si estás en la sala: Mira a la cámara cuando hables, no solo a las personas que tienes delante. Repite las preguntas que se hagan en la sala para que los asistentes remotos las escuchen. Usa el chat de la plataforma para compartir notas y enlaces, no solo la pizarra física. Invierte en un micrófono y una cámara de sala decentes; un portátil abierto sobre la mesa de reuniones no funciona para los remotos.
- Asigna un moderador que vigile el chat y traslade las preguntas de los participantes remotos. Tratar a los asistentes remotos como iguales a los presenciales es la clave de una reunión híbrida exitosa.
Sácale partido a las herramientas de IA
La mayoría de plataformas de videoconferencia ya incluyen funciones basadas en inteligencia artificial que pueden mejorar la calidad de tus reuniones sin ningún esfuerzo adicional por tu parte:
- Cancelación de ruido: filtra sonidos de fondo como el teclado, ventiladores o ruido de la calle. Actívala en los ajustes de tu plataforma; la diferencia es notable, especialmente si trabajas en un espacio abierto o desde casa.
- Subtítulos en directo: muestran en tiempo real lo que se está diciendo. Son una ayuda para personas con dificultades auditivas o para quienes se conectan desde un entorno ruidoso. También resultan muy útiles cuando alguien tiene un acento que cuesta seguir.
- Resúmenes de reunión con IA: generan notas y puntos de acción al terminar la reunión, para que puedas centrarte en la conversación en lugar de estar tomando apuntes.
- Fondos virtuales y desenfoque: permiten ocultar una habitación desordenada sin necesidad de un fondo físico. La mayoría de plataformas los gestionan bien hoy en día, aunque un fondo real sigue siendo más fiable.
Si tu plataforma actual no ofrece estas funcionalidades, puede que merezca la pena cambiar. Digital Samba incluye subtítulos automáticos con IA y reducción de ruido de serie.
Pros y contras de prácticas habituales en videoconferencias
| Práctica | Ventajas | Inconvenientes |
|---|---|---|
| Silenciar el micro cuando no hablas | Reduce distracciones y mejora la calidad del audio | Puedes olvidar activarlo cuando te toque hablar |
| Fondos virtuales | Ocultan el desorden y dan un aspecto más profesional | Pueden verse artificiales o fallar si no están bien configurados |
| Código de vestimenta | Fomenta la profesionalidad y el respeto | Puede parecer excesivo en reuniones informales o internas |
| Contacto visual a través de la cámara | Mejora la participación y la confianza con los asistentes | Resulta poco natural y requiere práctica |
Normas básicas para reuniones virtuales
Cada organización debería tener sus propias normas para reuniones online. Un manual adaptado a las necesidades de tu equipo te ayudará a sacar el máximo partido de las comunicaciones virtuales.
Usa nuestros consejos de etiqueta como punto de partida si no sabes por dónde empezar. Puedes copiar nuestras 12 reglas y adaptarlas sobre la marcha según lo que funcione y lo que no.
Mantén las reuniones lo más cortas posible. La mayoría de los temas se pueden cubrir en 25-30 minutos. Si necesitas más tiempo, programa una pausa cada 45-50 minutos. Las videollamadas de una hora sin descanso, una detrás de otra, generan fatiga y la atención cae en picado.
Preguntas frecuentes
Conclusión
Las normas de etiqueta pueden parecer algo pasado de moda, pero cumplen un papel fundamental para que nuestras reuniones online alcancen sus objetivos. Tener un conjunto de reglas claras evita que el equipo se disperse y se salga del tema.
Disponer de unas normas te ahorrará tiempo y permitirá a tus compañeros saber qué esperas de ellos. Los empleados lo tendrán mucho más fácil en las reuniones online cuando cuenten con unas pautas que seguir. Siéntete libre de usar nuestras 12 reglas de etiqueta como base para crear las normas de reuniones virtuales de tu organización.
Si quieres probar nuestra plataforma, contacta con nuestro equipo de ventas para una demo en directo.
