Seitdem Homeoffice und Remote-Arbeit für viele zum Alltag geworden sind, läuft ein grosser Teil der Kommunikation über Videokonferenzen. Klingt erstmal praktisch – ist es auch! Aber dabei wird oft vergessen, wie sensibel die Daten sind, die dabei über den Bildschirm flattern: Gesichter, Stimmen, Arbeitsinhalte, manchmal sogar Kundendaten. Genau hier kommt der Datenschutz ins Spiel – und die DSGVO.
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist das Regelwerk der EU, wenn’s um den Schutz deiner persönlichen Daten geht. Sie gilt nicht nur für Firmen mit Sitz in Europa, sondern überall da, wo mit Daten von Menschen in der EU gearbeitet wird – egal ob du in Berlin oder in Boston sitzt.
Und ja: Auch Videokonferenzen fallen unter die DSGVO. Heisst für dich und dein Team ganz klar – wenn ihr Zoom, Teams oder andere Tools nutzt, müsst ihr dafür sorgen, dass die Daten der Teilnehmenden geschützt sind. In diesem Artikel zeigen wir dir, wie das konkret aussieht – und was du tun kannst, um DSGVO-konforme Videokonferenzen durchzuführen, ohne dabei nervige Bürokratie zu fürchten.
Inhaltsverzeichnis
- Verständnis der DSGVGO für Videokonferenzen
- DSGVGO-Compliance-Anforderungen für Videokonferenzen
- Bewährte Verfahren für die Sicherheit von Videokonferenzen
- Wie schützt Digital Samba Ihre Daten bei Videokonferenzen?
Verständnis der DSGVGO für Videokonferenzen
Die DSGVO ist kein reines IT-Thema – sie betrifft jeden, der mit persönlichen Daten arbeitet. Und bei Videokonferenzen werden mehr Daten übertragen, als man denkt: Name, Stimme, Bild, Chatverläufe, geteilte Dateien, Aufzeichnungen... All das zählt zu personenbezogenen Daten. Und genau deshalb greift hier auch der Videokonferenz-Datenschutz nach DSGVO.
Worauf kommt’s also an?
Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
Deine Videocalls sollten so verschlüsselt sein, dass niemand – nicht mal der Anbieter – mitlesen oder mithören kann. Ohne diese Art von Verschlüsselung ist eine sichere Kommunikation kaum möglich.
Transparente Datennutzung
Du darfst keine Infos über Teilnehmende heimlich speichern oder weitergeben. Alles muss klar kommuniziert und nachvollziehbar sein – vor allem bei Aufzeichnungen.
Keine Profilbildung
Dein Anbieter darf keine Nutzungsprofile erstellen, um z. B. gezielt Werbung auszuspielen. Auch das ist ein klarer Punkt in der DSGVO: Daten ja, aber nur zweckgebunden.
Aufpassen bei Tools aus Nicht-EU-Ländern
Wenn du Tools nutzt, die ausserhalb der EU gehostet sind (z. B. in den USA), musst du extra prüfen, ob der Anbieter sich an Datenschutzstandards wie den EU-US Data Privacy Framework hält.
Kurz gesagt: Die DSGVO will, dass du mit sensiblen Daten so umgehst, wie du es dir auch für deine eigenen wünschen würdest. Fair, transparent und sicher.
Was du tun musst, um DSGVO-konform zu sein
Die DSGVO klingt erstmal nach Bürokratie, aber in der Praxis geht’s vor allem darum, dass du verantwortungsvoll mit den Daten deiner Teilnehmenden umgehst. Gerade bei Videokonferenzen, wo viele sensible Informationen geteilt werden, solltest du ein paar Dinge unbedingt beachten:
1. Teilnehmer transparent informieren
Bevor du eine Videokonferenz startest, solltest du klar kommunizieren, welche Daten erhoben werden – und warum. Nimmst du das Meeting auf? Werden Namen, E-Mail-Adressen oder IP-Adressen gespeichert? Wer hat später Zugriff auf die Aufzeichnung? Diese Fragen solltest du ehrlich beantworten. Wenn du Daten speicherst, brauchst du in vielen Fällen die ausdrückliche Zustimmung der Teilnehmenden – am besten schriftlich oder digital per Opt-In.
2. Aufzeichnungen sicher speichern und Zugriffsrechte einschränken
Wenn du Meetings aufzeichnest, reicht es nicht, die Dateien einfach auf dem Server deiner Wahl abzulegen. Die Aufzeichnungen müssen sicher gespeichert werden – verschlüsselt und nur für autorisierte Personen zugänglich. Wer Zugriff bekommt, sollte vorher festgelegt sein, zum Beispiel Datenschutzbeauftragte oder bestimmte Admins. Wichtig: Die Speicherung darf nicht unbegrenzt erfolgen. Es sollte klare Löschfristen geben.
3. Vorsicht bei Anbietern ausserhalb der EU
Wenn du eine Videokonferenzsoftware nutzt, die ausserhalb der EU gehostet ist – zum Beispiel in den USA – musst du sicherstellen, dass der Anbieter sich an europäische Datenschutzstandards hält. Seit Juli 2023 gilt das EU-US Data Privacy Framework, das US-Anbietern bestimmte Auflagen macht. Nur wenn dein Anbieter dort zertifiziert ist, darfst du personenbezogene Daten von EU-Bürgern überhaupt übertragen. Andernfalls brauchst du zusätzliche vertragliche Regelungen (z. B. Standardvertragsklauseln).
4. Keine Daten für eigene Zwecke verwenden
Ein oft übersehener Punkt: Weder du noch der Anbieter dürfen personenbezogene Daten aus der Videokonferenz für andere Zwecke verwenden – etwa für Werbung, Profilerstellung oder Weitergabe an Dritte. Die DSGVO verlangt eine eindeutige Zweckbindung. Das bedeutet: Wenn die Daten für die Durchführung des Meetings erhoben wurden, dürfen sie auch nur dafür genutzt werden.
5. Dokumentation nicht vergessen
Auch wenn’s lästig klingt: Du solltest dokumentieren, wie du mit den Daten umgehst. Wer ist für die Verarbeitung verantwortlich? Welche Tools nutzt du? Welche Einwilligungen hast du eingeholt? Diese Nachweise sind wichtig, falls es mal zu einer Datenschutzprüfung kommt.
Sicherheits-Tipps für datenschutzkonforme Videokonferenzen
Datenschutz ist nicht nur ein rechtliches Thema, sondern auch eine Frage des Vertrauens. Wer in einer Videokonferenz spricht, will sicher sein, dass die Inhalte nicht irgendwo landen, wo sie nichts verloren haben. Mit diesen bewährten Sicherheitsmassnahmen bist du auf der sicheren Seite:
1. Nutze Videokonferenzsoftware mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
Wähle ein Tool, das Gespräche und geteilte Inhalte während der Übertragung verschlüsselt. Das bedeutet: Nur Sender und Empfänger können sehen, was gesprochen oder gezeigt wird. Niemand dazwischen – nicht einmal der Anbieter selbst – kann mitlesen. Ohne diese Verschlüsselung besteht immer die Gefahr, dass Unbefugte Zugriff bekommen.
2. Aktiviere Warteräume und Zugangskontrollen
Lass nicht jeden einfach in deine Meetings rein. Nutze Warteräume oder Zugangscodes, damit du kontrollieren kannst, wer wirklich teilnehmen darf. Besonders bei vertraulichen Gesprächen oder Team-Meetings ist das ein einfacher, aber wirksamer Schutz.
3. Halte Software und Systeme aktuell
Sicherheitslücken entstehen oft durch veraltete Software. Achte deshalb darauf, dass du regelmässig Updates installierst – sowohl für deine Videoplattform als auch für dein Betriebssystem, Browser und Firewalls. Viele Datenschutzpannen passieren nur, weil grundlegende Updates übersehen wurden.
4. Verzichte auf unnötige Aufzeichnungen
Nicht jedes Meeting muss aufgezeichnet werden. Frag dich vorher: Brauche ich die Aufzeichnung wirklich? Wenn ja, dann informiere alle Beteiligten transparent darüber – und speichere die Datei sicher und zeitlich begrenzt.
5. Setze klare Rollen im Team
Nur bestimmte Personen sollten Rechte haben, wie z. B. Meetings aufzuzeichnen, Daten zu exportieren oder Teilnehmende zu verwalten. Je weniger Leute Zugriff auf sensible Funktionen haben, desto geringer ist das Risiko von Fehlern oder Datenlecks.
6. Verwende starke Passwörter und Zwei-Faktor-Authentifizierung
Klingt banal, schützt aber zuverlässig: Sichere deine Konten mit starken Passwörtern – und aktiviere die Zwei-Faktor-Authentifizierung, wenn deine Videokonferenzlösung das anbietet. So verhinderst du, dass sich unbefugte Dritte in dein Konto einloggen.
Wie Digital Samba deine Daten bei Videokonferenzen schützt
Wenn’s um Datenschutz bei Videokonferenzen geht, setzt Digital Samba auf höchste Standards. Als europäisches Unternehmen mit Serverstandorten in der EU ist der Schutz deiner Daten für uns keine Option, sondern Pflicht. Unsere Plattform wurde von Grund auf so entwickelt, dass sie nicht nur praktisch und zuverlässig ist, sondern auch komplett DSGVO-konform.
Hier siehst du, wie wir deine Videokonferenzen absichern – vom ersten Klick bis zur letzten Datei:
DSGVO-konform von Anfang an
Digital Samba erfüllt alle Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung. Wir haben unsere Produktstruktur, Prozesse und rechtlichen Rahmenbedingungen exakt an die Anforderungen der DSGVO angepasst. Du bekommst also eine Plattform, die Datenschutz nicht einfach „mitdenkt“, sondern aktiv schützt.
Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
Deine Gespräche bleiben privat. Alles, was du über unsere Plattform teilst – ob Audio, Video oder Chat – wird durch starke Ende-zu-Ende-Verschlüsselung gesichert. So ist garantiert, dass nur du und deine Teilnehmenden Zugang zu den Inhalten haben.
Anonymisierte Nutzer-IDs
Zur zusätzlichen Sicherheit nutzen wir anonymisierte Identifikatoren für Teilnehmende. Das bedeutet: Selbst wenn Daten übertragen werden, können sie nicht ohne Weiteres einer bestimmten Person zugeordnet werden. Deine Identität bleibt geschützt.
Token-basierte Sicherheit
Der Zugang zu Meetings läuft über individuelle Zugangstokens – eine zusätzliche Schutzschicht, die verhindert, dass Unbefugte einfach in deine Konferenz reinplatzen. Du bestimmst, wer Zugang hat und wie lange dieser gültig ist.
TLS-Verschlüsselung bei jeder Verbindung
Neben der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung schützen wir jede Verbindung zusätzlich mit TLS (Transport Layer Security). Damit sind deine Daten auch bei der Übertragung über das Internet gesichert – egal, ob du im WLAN zuhause oder im mobilen Netz unterwegs bist.
Keine Datenweitergabe, kein Tracking
Wir werten keine Gespräche aus, wir speichern keine unnötigen Metadaten, und wir geben nichts an Dritte weiter. Deine Daten gehören dir – und das bleibt auch so.
Transparente Prozesse & Kontrollmöglichkeiten
Du kannst selbst festlegen, ob Meetings aufgezeichnet werden, wie lange Daten gespeichert bleiben oder wer Zugriff auf Inhalte bekommt. Und wenn du willst, kannst du dein Konto und deine Daten jederzeit komplett löschen – ohne komplizierte Anfragen.
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