Datenschutz ist längst keine Kür mehr – sondern Pflicht. Egal, ob du ein kleines Start-up führst, eine Agentur leitest oder in einem etablierten Unternehmen arbeitest: Sobald du mit personenbezogenen Daten zu tun hast, kommst du an der DSGVO nicht vorbei. Seit 2018 regelt die EU-Datenschutzverordnung, wie mit Daten umgegangen werden muss – und das ist oft komplizierter, als es auf den ersten Blick wirkt.
Du fragst dich: Wo fange ich an? Welche Schritte sind wirklich wichtig? Wie mache ich mein Unternehmen DSGVO-konform, ohne mich im Paragrafendschungel zu verlieren?
Genau dabei hilft dir diese Datenschutz-Checkliste für Unternehmen. Du bekommst eine klare, praxisnahe Anleitung – mit Tipps, Beispielen und konkreten Tools. Perfekt, wenn du Datenschutz im Alltag umsetzen willst – verständlich, machbar und ohne Juristendeutsch.
Ob du gerade eine neue Software einführst, für die Datenschutz-Folgenabschätzung zuständig bist oder deine Website endlich absichern willst – hier findest du alles, was du brauchst: von der DSGVO-Checkliste für kleine Unternehmen bis zur Checkliste für Datenschutz in der Personalabteilung.
Inhaltsverzeichnis
- Herausforderungen der DSGVO-Umsetzung
- Eine 10-Schritte-Checkliste für die DSGVO-Compliance
- Tipps zur Compliance
- Digital Sambas Engagement für Sicherheit und DSGVO-Konformität
Herausforderungen bei der DSGVO-Umsetzung
Die DSGVO ist wichtig – keine Frage. Aber sie bringt auch jede Menge Stolpersteine mit sich. Viele Unternehmen unterschätzen, wie aufwändig es sein kann, Datenschutz im Unternehmen wirklich sauber umzusetzen. Hier kommen die grössten Hürden, die dir begegnen können:
1. DSGVO verstehen – leichter gesagt als getan
Die Verordnung selbst ist lang, kompliziert formuliert und alles andere als spannend zu lesen. Viele wissen gar nicht genau, was für sie überhaupt gilt. Was ist ein berechtigtes Interesse? Wann brauchst du eine Einwilligung? Diese Unsicherheit führt oft dazu, dass erst mal gar nichts passiert – aus Angst, etwas falsch zu machen.
2. Von der Theorie in die Praxis
Du hast verstanden, was die DSGVO verlangt – aber wie setzt du das im Alltag konkret um? Prozesse müssen angepasst, Formulare aktualisiert und Einwilligungen korrekt eingeholt werden. Besonders heikel: die Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA), z. B. wenn du neue Tools einsetzt oder sensible Daten verarbeitest.
3. Datenschutz kostet Zeit und Geld
Gerade für kleinere Unternehmen oder Agenturen ist Datenschutz oft eine zusätzliche Belastung. Du brauchst Zeit, Budget, vielleicht externe Beratung – und ein Team, das mitzieht. Aber: Wer hier investiert, spart sich später Stress, Abmahnungen und hohe Bussgelder.
4. DSGVO ist kein Einmalprojekt
Einmal alles einrichten und fertig? Leider nein. Datenschutz ist ein kontinuierlicher Prozess. Du brauchst regelmässige Audits, Schulungen und musst bei Gesetzesänderungen reagieren. Wer das Thema schleifen lässt, riskiert Probleme.
5. Externe Anbieter datenschutzkonform einbinden
Viele nutzen Tools wie Cloud-Dienste, Newsletter-Software oder Videokonferenzlösungen. Aber auch diese Dienstleister müssen DSGVO-konform arbeiten. Wichtig: Du brauchst einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) und solltest regelmässig prüfen, ob dein Anbieter auch wirklich datenschutzkonform aufgestellt ist.
Datenschutz im Unternehmen: Deine 10-Schritte-Checkliste zur DSGVO-Compliance
Du willst Datenschutz nicht nur irgendwie abhaken, sondern wirklich sauber und rechtssicher umsetzen? Diese DSGVO-Checkliste zeigt dir Schritt für Schritt, wie du dein Unternehmen datenschutzfit machst – ohne Blabla, aber mit allem, was wichtig ist.
1. Mach einen gründlichen Datenaudit
Bevor du etwas ändern kannst, musst du wissen, was bei dir überhaupt passiert. Welche personenbezogenen Daten verarbeitest du? Wer hat Zugriff? Wo werden sie gespeichert? Warum brauchst du sie?
➡️ Erstelle ein Verzeichnis über alle Verarbeitungstätigkeiten – das ist übrigens auch eine Pflicht laut DSGVO.
2. Prüfe die Rechtsgrundlage für jede Datenverarbeitung
Ob du Daten speichern oder weitergeben willst – du brauchst immer eine rechtliche Grundlage. Das kann z. B. eine Einwilligung, ein Vertrag oder ein berechtigtes Interesse sein.
➡️ Dokumentiere sauber, warum du welche Daten verarbeitest – das spart dir später Diskussionen mit Aufsichtsbehörden.
3. Aktualisiere Datenschutzerklärungen und interne Richtlinien
Die meisten denken an ihre Website – aber auch intern braucht es klare Regeln.
➡️ Überarbeite deine Datenschutzerklärung, aktualisiere Verträge, weise dein Team ein – und achte auf verständliche Sprache.
4. Setze technische Schutzmassnahmen um
Datenschutz ohne IT-Sicherheit funktioniert nicht. Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen, sichere Backups – all das gehört dazu.
➡️ Nutzt du Videokonferenzen? Dann nur mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und DSGVO konformer Software, wie zum Beispiel Digital Samba.
5. Benenne (wenn nötig) einen Datenschutzbeauftragten
Ob du einen brauchst, hängt von deiner Grösse und deinen Daten ab. Spätestens ab 20 Mitarbeitenden, die regelmässig mit personenbezogenen Daten arbeiten, ist ein Datenschutzbeauftragter Pflicht.
➡️ Auch wenn du nicht dazu verpflichtet bist: Ein interner oder externer DSB hilft dir, den Überblick zu behalten.
6. Sensibilisiere dein Team
Die meisten Datenschutzverstösse passieren nicht aus böser Absicht – sondern aus Unwissenheit.
➡️ Regelmässige Schulungen, Reminder oder kurze Info-Mails helfen. Mach Datenschutz zum Teil eures Arbeitsalltags.
7. Hol Einwilligungen korrekt ein
Cookie-Banner und Newsletter-Formulare: „Ich akzeptiere“ reicht längst nicht mehr.
➡️ Achte auf klare Opt-ins, keine voreingestellten Häkchen – und ermögliche jederzeit den Widerruf.
8. Ermögliche Betroffenenrechte
Deine Kund:innen haben ein Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Datenübertragbarkeit & Co.
➡️ Halte dafür einen internen Ablaufplan bereit – inklusive Fristen und Zuständigkeiten.
9. Bereite dich auf Datenschutzverletzungen vor
Was tun, wenn Daten verloren gehen oder in falsche Hände geraten?
➡️ Du musst innerhalb von 72 Stunden melden – an die Aufsichtsbehörde und ggf. auch an die Betroffenen. Lege vorher fest, wer was im Notfall tut.
10. Führe regelmässige Datenschutz-Audits durch
Dein Unternehmen verändert sich – und damit auch der Umgang mit Daten.
➡️ Setze feste Zeitpunkte, an denen du deine Prozesse prüfst, anpasst und dokumentierst. Das zeigt auch im Ernstfall: Du nimmst Datenschutz ernst.
Tipps für langfristig DSGVO-konformes Arbeiten
Datenschutz ist kein Projekt, das du einmal aufsetzt und dann abhaken kannst. Die DSGVO verlangt, dass du Prozesse kontinuierlich prüfst, anpasst und dokumentierst. Damit du dabei nicht untergehst, findest du hier praxisnahe Tipps, mit denen du Datenschutz entspannt in deinen Arbeitsalltag integrierst.
1. Nutze DSGVO-konforme Tools und Software
Es gibt inzwischen viele richtig gute DSGVO Compliance Tools, die dir Arbeit abnehmen – z. B. für:
- das Einholen und Verwalten von Einwilligungen
- das Erstellen deines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten
- automatisierte Antworten auf Auskunftsersuchen
Achte darauf, dass deine Tools in der EU gehostet sind und DSGVO konform arbeiten – am besten mit ISO-Zertifizierung und AV-Vertrag.
2. Bleib bei Gesetzesänderungen und Urteilen auf dem Laufenden
Die DSGVO entwickelt sich weiter. Neue Gerichtsurteile oder Auslegungshilfen von Aufsichtsbehörden können dafür sorgen, dass du Prozesse anpassen musst.
Abonniere Fach-Newsletter, z. B. von der Datenschutzkonferenz oder dem BfDI – so bekommst du wichtige Infos direkt ins Postfach.
3. Mach Datenschutzschulungen zum Standard
Nicht nur die IT muss wissen, wie Datenschutz funktioniert – dein ganzes Team sollte Bescheid wissen.
Plane mindestens einmal im Jahr eine praxisnahe Schulung ein. Je konkreter, desto besser: Zeig anhand echter Beispiele, worauf es im Alltag ankommt.
4. Sammle nur, was du wirklich brauchst – und lösche konsequent
Viele sammeln aus Gewohnheit zu viele Daten – und speichern sie zu lange.
Definiere Aufbewahrungsfristen, richte automatische Löschroutinen ein und frage dich immer: Brauchst du diese Daten wirklich noch?
5. Prüfe deine externen Dienstleister regelmässig
Gerade in der digitalen Zusammenarbeit ist das wichtig: Newsletter-Tools, Videoplattformen, CRM-Systeme – sie alle müssen DSGVO-konform arbeiten.
Hol dir einen AV-Vertrag ein und prüfe, ob dein Anbieter wirklich in der EU hostet oder passende Schutzmechanismen nutzt (Stichwort: Data Privacy Framework).
6. Sei vorbereitet auf Betroffenenanfragen
Ein Kunde will wissen, welche Daten du über ihn gespeichert hast? Dann musst du reagieren – und zwar innerhalb von 30 Tagen.
➡️ Lege einen klaren Prozess und Textbausteine für solche Fälle an. Wer vorbereitet ist, spart Zeit und wirkt professionell.
DSGVO-konforme Videokonferenzen: So unterstützt dich Digital Samba
Wenn du mit deinem Team, deinen Kund:innen oder externen Partnern per Video kommunizierst, solltest du nicht nur auf Funktionen achten – sondern auch auf Datenschutz. Viele Tools auf dem Markt stammen von US-Anbietern und erfüllen die Anforderungen der DSGVO nur eingeschränkt. Genau hier setzt Digital Samba an.
Digital Samba ist eine europäische Videokonferenzplattform, die Datenschutz von Grund auf mitdenkt – „Privacy by Design“ statt späterer Notlösungen. Die Software ist speziell für Unternehmen entwickelt, die Wert auf Datensouveränität, Sicherheit und DSGVO-konforme Digitalisierung legen.
Was macht Digital Samba DSGVO-konform?
-
Hosting in der EU
Deine Daten werden ausschliesslich in ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union gespeichert.
➤ Kein Datentransfer in die USA – kein Risiko bei internationalen Übermittlungen.
-
Volle Kontrolle über Daten und Zugriffsrechte
Du bestimmst, wer was darf: Aufnahmen starten, Bildschirme teilen, Räume betreten. Dank rollenbasierter Zugriffskontrolle hast du jederzeit die Hoheit über deine Kommunikationsdaten.
-
Transparente Einwilligungsprozesse
Teilnehmende wissen immer, was mit ihren Daten passiert – und können ihre Zustimmung jederzeit widerrufen. Ideal für Unternehmen, die rechtlich auf Nummer sicher gehen wollen.
-
Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
Gespräche bleiben vertraulich – ob im 1:1 oder in der grossen Runde. Selbst interne Admins können Inhalte nicht mitlesen.
-
Individuelle Datenaufbewahrung
Du legst selbst fest, wie lange Aufzeichnungen, Chatverläufe oder Metadaten gespeichert werden – ganz nach deinen internen Richtlinien und Aufbewahrungspflichten.
-
Einfache Integration in deine Systeme
Über unsere API und SDK kannst du Digital Samba nahtlos in HR-Systeme, Lernplattformen oder Kundendienstportale integrieren.
➤ DSGVO-konforme Digitalisierung war noch nie so unkompliziert.
Häufige Fragen zur DSGVO und Datenschutz im Unternehmen
1. Was passiert, wenn mein Unternehmen gegen die DSGVO verstösst?
Je nach Schwere drohen Bussgelder bis zu 20 Mio. € oder 4 % deines Jahresumsatzes. Auch kleinere Verstösse – wie fehlende Einwilligungen oder veraltete Datenschutzerklärungen – können rechtliche Folgen haben.
2. Reicht eine Datenschutzerklärung auf der Website?
Nein. Die Datenschutzerklärung ist nur ein Teil deiner DSGVO-Pflichten. Du brauchst zusätzlich:
– Ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten
– Einen klaren Einwilligungsprozess
– Interne Richtlinien
– Eine Lösung für Betroffenenanfragen
3. Brauche ich einen Datenschutzbeauftragten?
Wenn du regelmässig personenbezogene Daten verarbeitest und mehr als 20 Mitarbeitende hast, ja. Auch bei sensiblen Daten oder komplexen Verarbeitungsprozessen wird ein DSB empfohlen.
4. Wie lange darf ich personenbezogene Daten speichern?
Nur so lange, wie du sie wirklich brauchst. Danach müssen sie gelöscht oder anonymisiert werden.
➡️ Richte Aufbewahrungs- und Löschfristen ein, z. B. über dein CRM oder ein DSGVO-Tool.
5. Was ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA)?
Eine DSFA ist eine Risikoanalyse, z. B. wenn du neue Technologien einsetzt oder sensible Daten verarbeitest. Wenn ein hohes Risiko für die Rechte der Betroffenen besteht, bist du verpflichtet, eine DSFA durchzuführen.
6. Welche Tools helfen mir, DSGVO-konform zu arbeiten?
Beispiele sind:
– Consent-Management-Tools (z. B. Cookie-Banner)
– Tools für Verarbeitungsverzeichnisse
– Automatisierte Systeme für Auskunft oder Löschung
Achte darauf, dass sie in der EU gehostet werden – wie bei DSGVO konformer Software von Digital Samba.
Fazit: Datenschutz umsetzen – einfach, sicher und DSGVO-konform
Egal, ob du gerade erst mit dem Thema Datenschutz startest oder deine Prozesse optimieren willst – mit der richtigen DSGVO-Checkliste, klaren Verantwortlichkeiten und passenden Tools bist du bestens aufgestellt. Wichtig ist: Datenschutz ist kein einmaliges Projekt, sondern eine dauerhafte Verantwortung.
Wenn du dabei auf eine Lösung setzt, die von Anfang an DSGVO-konform, in der EU gehostet und auf Datensouveränität ausgelegt ist, sparst du nicht nur Zeit und Nerven – sondern schützt auch das Vertrauen deiner Nutzer:innen.
Digital Samba
ist genau dafür gemacht:
✔️ Sicher
✔️ Flexibel
✔️ DSGVO-konform
✔️ Made in Europe
QUELLEN:
-
-
- Safna (14 October 2024). GDPR Compliance Challenges & Their Practical Solutions. [Blog]. Cookie Yes. Retrieved on 11 February 2025
- Laney, D.B. (12 June 2024). GDPR Violations And Fines: Trends, Insights, and Compliance Strategies. Forbes. Retrieved on 11 February 2025
- Sadoian, L. (8 January 2025). GDPR: Penalties for Noncompliance and How to Avoid Them. [Blog]. UpGuard. Retrieved on 11 February 2025
- Sirur, S. Nurse, J.R.C., Webb, H. (22 August 2018) Are we there yet? Understanding the challenges faced in complying with the General Data Protection Regulation (GDPR). Computers and Society. ArXiv. Retrieved on 11 February 2025
- Tozzi, C. (1 April 2024). 6 business benefits of data protection and GDPR compliance. [Feature]. Tech Target. Retrieved on 11 February 2025
- Fimin, M. (29 March 2018). Five Benefits GDPR Compliance Will Bring To Your Business. Forbes. Retrieved on 11 February 2025
- Atlan team. (23 October 2024). Benefits of GDPR Compliance: Protect Your Data and Business in 2024. Retrieved on 11 February 2025
- GDPR checklist for data controllers. GDPR.EU. Retrieved on 11 February 2025
- International Data Transfers. Data Protection Guide for Small Businesses. European Data Protection Board. Retrieved on 11 February 2025
- European Data Protection Board. Retrieved on 11 February 2025
- European Commission. Data protection in the EU. Retrieved on 11 February 2025
