El mejor momento para las reuniones: Cuándo celebrarlas
¿Alguna vez has salido de una reunión y has pensado: "Podría haber sido un correo electrónico"? No eres el único. De hecho, en todos los equipos, desde las startups hasta los departamentos de las grandes empresas, las reuniones innecesarias nos roban el tiempo que necesitamos para el trabajo real.
¿Y lo peor? Las reuniones suelen parecer productivas. Pero si pasas más tiempo hablando del trabajo que haciéndolo, algo falla.
Este artículo no es sólo otra perorata sobre malas reuniones. Es una guía práctica para saber cuándo celebrar una reunión, qué franjas horarias funcionan realmente (sí, el tiempo importa) y cómo detectar cuándo una invitación del calendario no es más que una distracción glorificada.
Tanto si diriges un equipo de producto en Berlín, como si gestionas operaciones en Madrid o equipos remotos de Dublín a Helsinki, se trata de hacer que las reuniones trabajen para ti, no al revés.
Índice de contenidos
- Por qué son importantes las reuniones inteligentes
- Cuándo celebrar una reunión (y cuándo no)
- El mejor momento para reunirse
- Cómo organizar reuniones productivas (cuando son realmente necesarias)
- Reflexiones finales
Por qué son importantes las reuniones inteligentes
Seamos sinceros: la mayoría de las reuniones no son malas, sólo están mal utilizadas.
La gente suele tener buenas intenciones. Quieren claridad, alineación o asegurarse de que no se les escapa nada. Pero cuando cada decisión, actualización o pregunta se convierte en una videollamada de 30 minutos, el día se desvanece, al igual que la concentración.
Según Atlassian, el profesional medio pierde 31 horas al mes en reuniones que no llevan a ninguna parte. Eso equivale a una semana de tiempo -cada mes- dedicada a asentir con la cabeza, realizar varias tareas a la vez o preguntarse por qué esto no se podía haber escrito.
Y no se trata sólo de tiempo. Las reuniones constantes ralentizan las decisiones, cansan a los equipos y acaban con el impulso. Sobre todo si hay que coordinar en distintas zonas horarias o hacer malabarismos con varias partes interesadas.
Si consigues crear una cultura en la que las reuniones sean la excepción, no la norma, todo mejorará: la comunicación, el calendario y los resultados.
Cuándo celebrar una reunión (y cuándo no)
Probablemente haya asistido a reuniones en las que nadie sabía por qué estaba allí. Puede que empezara con "una simple sincronización" y se convirtiera en una espiral de 45 minutos sin ningún resultado real.
Esta es la verdad: la mayoría de las reuniones no necesitan existir. ¿Y las que sí? Sólo funcionan cuando sirven a un propósito muy claro.
Antes de enviar la próxima invitación, pregúntate:
"¿Realmente necesitamos reunirnos o sólo estamos llenando un espacio en el calendario?".
Sólo hay tres buenas razones para programar una reunión:
-
Hay que tomar una decisión
Tienes opciones sobre la mesa. Necesitas aportaciones. Y es hora de elegir un camino a seguir. Las reuniones son estupendas para esto, si acaban en una decisión real (no sólo en más discusiones).
-
Estás haciendo un brainstorming adecuado
A veces, las mejores ideas surgen de intercambiar ideas en directo. Especialmente cuando hay una mezcla de perspectivas. Sólo tienes que asegurarte de que la lluvia de ideas esté bien enfocada, o se convertirá rápidamente en un festival de palabrería.
-
Hay que escuchar a la gente
Las objeciones, las preocupaciones, las corazonadas... importan. Si alguien del equipo ve un problema o no está de acuerdo con la dirección, darle espacio para hablar (y ser escuchado) mantiene intacta la confianza. Y, a veces, salva el proyecto.
¿Para todo lo demás?
Mensajería instantánea (Slack, etc.)
Perfecta para preguntas rápidas, pequeñas actualizaciones o para aclarar algo sin perder el ritmo. Además, no interrumpe el trabajo en profundidad de la misma manera que una reunión.
Documentos compartidos con comentarios
Google Docs, Notion, Confluence... están hechos para la colaboración. Añade comentarios, controla los cambios y toma decisiones sin tener que ir a una reunión. Es más limpio y deja rastro.
Notas de voz o grabaciones de pantalla
¿Necesitas explicar algo con más profundidad? Graba un Loom rápido o envía una nota de voz. Es más rápido, más personal que el texto y no hace falta programarlo.
Herramientas de gestión de proyectos
Asana, Trello, ClickUp... utilices la que utilices, conviértela en la fuente de la verdad. Si todo el mundo está alineado en el tablón de tareas, no necesitas una reunión para comprobarlo.
También hay que tener en cuenta que la comunicación escrita es más fácil de rastrear. En muchos sectores, y sobre todo en la UE, tener las cosas documentadas es importante. Es más claro. Más seguro. Y, a menudo, más eficaz.
En resumen: Las reuniones no deben ser tu recurso. Utilízalas cuando necesites conectar, no sólo cuando quieras comunicarte.
El mejor momento para las reuniones
Incluso cuando tienes un motivo sólido para reunirte, el momento puede ser decisivo. ¿Has intentado alguna vez organizar una sesión estratégica un viernes a las 16:30? Seguro que asentirás, pero no pensarás mucho.
Si te preguntas cuándo funcionan mejor las reuniones, esto es lo que debes tener en cuenta:
A última hora de la mañana o primera de la tarde
Los estudios -y la experiencia del mundo real- sugieren que las personas están más alerta entre las 10:00 y las 11:30 de la mañana, y de nuevo sobre las 13:00 y las 14:30. Antes de eso, nos estamos acomodando. Antes de esa hora, nos estamos acomodando. Después, estamos pendientes del reloj.
Evita los lunes y los viernes
Los lunes son para ponerse al día. Los viernes son para desconectar mentalmente. Las reuniones de los dos fines de semana suelen ser apresuradas o a medias.
Cuidado con los husos horarios
Si su equipo se extiende por Berlín, Ámsterdam y Lisboa, o incluso más allá, busque intervalos de tiempo que funcionen para todos. Para los equipos de la UE, a media mañana, hora de Europa Central, suele ser el mejor momento.
Sé breve y concéntrate
Las reuniones largas no son más productivas, sino más agotadoras. Si puede hacerse en 20 minutos, no reserve 30. Y si basta con 10, aún mejor. Y si son 10, mejor.
Consejo rápido: utiliza una herramienta de programación que tenga en cuenta automáticamente las horas de trabajo y las zonas horarias. Te ahorrará muchas idas y venidas y te ayudará a evitar las "llamadas sorpresa" de las 7 de la mañana.
Cómo organizar reuniones productivas (cuando son realmente necesarias)
Seamos realistas: si una reunión no deja a todo el mundo con claridad, acción y responsabilidad, ¿para qué ha servido?
He aquí una fórmula práctica que yo sigo para que las reuniones tengan sentido y no nos hagan perder la memoria:
Antes de la reunión
- Ten muy claro el objetivo. Todo el mundo debe saber si la reunión es para tomar decisiones, colaborar o plantear preocupaciones.
- Comparta un orden del día contextualizado. Haz que la gente sepa lo que hay sobre la mesa y por qué es importante su aportación.
- Invita sólo a las personas imprescindibles. Cada asistente adicional es una voz más que hay que gestionar.
Durante la reunión
- Cíñete al orden del día como si fuera un salvavidas, porque lo es.
- Asigna a alguien para que controle el tiempo o mantenga la atención. Un pequeño empujón para seguir adelante puede ser muy útil.
- Aclara los siguientes pasos antes de cerrar la sesión. "¿Quién hace qué y cuándo?" debe ser obvio, no quedar enterrado en notas vagas.
Después de la reunión
Envía un mensaje de seguimiento rápido que incluya:
- Un breve resumen del objetivo
- Lo que ya se ha decidido
- Acciones claras (y a quién corresponden)
- Plazos y, si es necesario, fechas de seguimiento.
Y lo que es más: lleva un registro de esos resúmenes. Es una mina de oro para detectar problemas recurrentes o demostrar que la próxima reunión es realmente necesaria.
Si quieres mejorar tus reuniones virtuales, desde la organización hasta el seguimiento, consulta nuestro blog sobre las 15 mejores prácticas de reuniones virtuales para una mejor colaboración en línea. Está repleto de consejos fáciles de poner en práctica, como establecer agendas, probar la tecnología, coordinar zonas horarias, medidas de privacidad, herramientas de participación y mucho más.
Reflexiones finales
Las reuniones no son malas. Pero, ¿las reuniones equivocadas, en el momento equivocado y por las razones equivocadas? Así es como se acaba con equipos agotados y calendarios malgastados.
El objetivo es sencillo:
- Saber cuándo celebrar una reunión
- Elegir el mejor momento para las reuniones
- Y elegir el formato adecuado para que la reunión aporte realmente valor.
Cuando trata las reuniones como una herramienta estratégica en lugar de como una configuración predeterminada, empiezan a hacer lo que se supone que deben hacer: generar confianza, desbloquear decisiones y mantener a los equipos avanzando en la misma dirección.
Tomando algunas decisiones más inteligentes -sobre el propósito, el momento y las alternativas- ahorrará horas cada semana, mejorará la comunicación y creará una cultura en la que las reuniones sean energéticas, no agotadoras.
Y si estás preparado para reducir las pérdidas de tiempo y agilizar aún más la colaboración, Digital Samba puede ayudarte.
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