Reuniones Virtuales: Potencia tu ONG con Videoconferencias Seguras

Las organizaciones sin ánimo de lucro (ONG) no lo tienen fácil, ya que su actividad se basa en gran medida en las relaciones y en la confianza que generan. Podría decirse que su supervivencia depende del networking y de la creación de vínculos sólidos. Ya sea para generar confianza con donantes, formar a personas voluntarias o coordinarse con los equipos internos, una comunicación eficaz está en el centro de cualquier organización con una misión social. Sin embargo, muchas ONG cuentan con presupuestos limitados, lo que a menudo dificulta el acceso a herramientas profesionales que les permitan conectar de forma eficiente con todos sus grupos de interés.

En los últimos años, la videoconferencia se ha consolidado como una de las herramientas de comunicación más versátiles para organizaciones sin ánimo de lucro y entidades benéficas. Desde galas de recaudación de fondos que han pasado al formato online hasta la formación e incorporación de personas voluntarias o las reuniones híbridas de los órganos directivos, la videoconferencia elimina barreras geográficas y facilita el fortalecimiento de las comunidades y la movilización del apoyo.

Este artículo analiza cómo las organizaciones sin ánimo de lucro pueden utilizar reuniones virtuales y eventos online para amplificar su impacto, los beneficios específicos de la videoconferencia y por qué elegir una solución segura, completa y asequible es clave para lograr el éxito.

Índice de contenidos

1. El papel de la videoconferencia en las organizaciones sin ánimo de lucro
2. Principales beneficios para las organizaciones sin ánimo de lucro
3. Opciones asequibles y gratuitas para organizaciones sin ánimo de lucro
4. Buenas prácticas para la videoconferencia en ONG
5. Cómo Digital Samba apoya a las organizaciones sin ánimo de lucro
6. Conclusión
7. Preguntas frecuentes

El papel de la videoconferencia en las organizaciones sin ánimo de lucro

Implicación de donantes y eventos virtuales de recaudación de fondos

La buena noticia es que los donantes están cada vez más abiertos a participar en actividades online. Organizar eventos virtuales de recaudación de fondos —como conciertos solidarios, subastas online o sesiones informativas sobre el impacto de los proyectos— permite a las organizaciones sin ánimo de lucro compartir historias inspiradoras y demostrar transparencia. La videoconferencia crea espacios para sesiones de preguntas y respuestas en directo, donde los donantes pueden interactuar directamente con el equipo directivo, reforzando así la confianza y el compromiso a largo plazo.

Formación y coordinación de personas voluntarias

Dado que muchas personas voluntarias viven en distintas regiones o países, la videoconferencia permite a las ONG movilizar, incorporar, formar y coordinar a sus equipos de manera remota, garantizando que todas reciban orientaciones, feedback y formación de forma coherente. Funciones interactivas como las pizarras colaborativas o las salas separadas fomentan la colaboración y ofrecen espacios para practicar habilidades en grupos más reducidos.

Colaboración interna y reuniones del órgano de gobierno

Los miembros de los órganos de gobierno y el personal directivo no siempre se encuentran en el mismo lugar, especialmente cuando la organización opera a nivel internacional. La videoconferencia permite a los equipos directivos colaborar sin incurrir en costes de desplazamiento o instalaciones. Los formatos híbridos también facilitan la participación de asesores internacionales. Además, gracias a las opciones de grabación, las personas que no pueden asistir pueden revisar las sesiones posteriormente, manteniendo los procesos de gobernanza transparentes y bien documentados.

Principales beneficios para las organizaciones sin ánimo de lucro

Ahorro de costes y accesibilidad

Los desplazamientos para asistir a reuniones o eventos requieren recursos económicos que muchas organizaciones sin ánimo de lucro prefieren destinar directamente a sus programas. Además, se reducen significativamente los costes asociados al alquiler de salas o espacios para reuniones. Las reuniones virtuales disminuyen estos gastos de forma notable y, al mismo tiempo, facilitan la participación de donantes, personas voluntarias y personal que, de otro modo, no podrían asistir. Esto no solo libera presupuesto para el trabajo sobre el terreno, sino que también garantiza la inclusión de personas con limitaciones de movilidad, económicas o de desplazamiento.

Mayor implicación gracias a la interacción por vídeo

Las videollamadas fomentan una conexión personal mucho más efectiva que el correo electrónico o las llamadas telefónicas. Las ONG pueden aprovechar la interacción cara a cara para reforzar la confianza de los donantes y hacer que las personas voluntarias se sientan parte de una comunidad cohesionada. Al generar espacios de diálogo en tiempo real, las organizaciones transmiten transparencia y responsabilidad, valores especialmente apreciados por quienes las apoyan, fortaleciendo así los vínculos con su base social.

Capacidad para escalar el alcance y organizar eventos de mayor tamaño

A diferencia de los eventos presenciales, limitados por el aforo del espacio, las plataformas de reuniones online para grandes grupos permiten a las organizaciones sin ánimo de lucro llegar a cientos o incluso miles de participantes en todo el mundo. Ya se trate de una campaña de sensibilización o de una iniciativa de captación de voluntariado, la videoconferencia facilita la ampliación del alcance. Esta capacidad de conexión global también ayuda a construir alianzas internacionales y a compartir historias de impacto con audiencias de distintos países. Además, el coste de un evento online suele ser considerablemente inferior al de un evento presencial.

Opciones asequibles y gratuitas para organizaciones sin ánimo de lucro

Muchas organizaciones sin ánimo de lucro recurren a aplicaciones gratuitas y genéricas para reuniones, pero estas suelen presentar varios inconvenientes:

• Límites de tiempo
  Las restricciones de duración pueden interrumpir eventos o exigir reconexiones constantes. Que una herramienta sea gratuita no significa necesariamente que sea la mejor opción. Estas interrupciones generan frustración entre los donantes durante eventos de recaudación de fondos y rompen el ritmo de las sesiones de formación de voluntariado. Para una ONG, proyectar una imagen profesional es fundamental, y este tipo de cortes puede afectar negativamente al compromiso y a la credibilidad.
• Funcionalidades limitadas
  La ausencia de herramientas como salas separadas o encuestas reduce la interacción y resta profesionalidad al entorno de trabajo colaborativo. Sin estas funciones, las organizaciones pierden oportunidades para fomentar la participación y la colaboración entre los asistentes, lo que se traduce en reuniones menos dinámicas y conexiones más débiles con sus grupos de interés.
• Preocupaciones en materia de privacidad
  Especialmente cuando se comparten datos de donantes u otra información sensible. Muchas herramientas gratuitas no cumplen plenamente con el RGPD u otras normativas de protección de datos, lo que deja a las organizaciones expuestas y sin un control real sobre la seguridad y la privacidad de su información. La confianza es un pilar clave para las ONG, y incluso la percepción de una protección de datos insuficiente puede disuadir a posibles donantes.

Para las organizaciones con una misión social, la confianza y la fiabilidad son esenciales. Elegir una plataforma que sea asequible y cumpla con los estándares de protección de datos, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en Europa, permite proteger la reputación de la organización al tiempo que se fortalecen las relaciones. En muchos casos, una aplicación de reuniones sin límites de tiempo y con las funcionalidades de participación necesarias es la mejor opción, incluso si implica un coste reducido.

Buenas prácticas para la videoconferencia en organizaciones sin ánimo de lucro

Para maximizar su impacto, las organizaciones sin ánimo de lucro deberían seguir estas buenas prácticas:

• Mantener las reuniones interactivas
  Utiliza encuestas, sesiones de preguntas y respuestas, pizarras colaborativas y salas separadas para que las personas participantes se sientan implicadas. Los formatos interactivos no solo mantienen la atención, sino que también generan un sentimiento de corresponsabilidad sobre los resultados de la reunión. Además, estas herramientas permiten recopilar feedback valioso que puede orientar programas y estrategias de captación de fondos.
• Formar al personal y a las personas voluntarias en etiqueta digital
  Fomenta la puntualidad, el uso del micrófono silenciado cuando no se interviene durante periodos prolongados y el uso de la cámara para reforzar la conexión. Las sesiones formativas deberían incluir consejos sencillos para presentarse de forma profesional ante la cámara, como una iluminación adecuada y un audio claro. Esto ayuda a que todos se sientan seguros y a mantener una imagen profesional coherente de la organización.
• Garantizar seguridad y confianza
  En reuniones con donantes, comunica claramente cómo la plataforma protege los datos mediante cifrado y cumplimiento del RGPD. También es importante establecer políticas claras sobre el uso de enlaces de reunión y el control de acceso a las sesiones. Al demostrar un enfoque proactivo en materia de seguridad, la organización transmite tranquilidad y refuerza la confianza de sus grupos de interés.
• Grabar y compartir las sesiones
  Poner las grabaciones a disposición de quienes no pudieron asistir en directo favorece la inclusión. Además, crea una valiosa biblioteca de recursos para futuras personas voluntarias, donantes o miembros del equipo que necesiten formación. Compartir las grabaciones refuerza la transparencia y garantiza que el conocimiento no se pierda con el tiempo.

Cómo Digital Samba apoya a las organizaciones sin ánimo de lucro

Digital Samba está diseñada pensando en las organizaciones sin ánimo de lucro, ofreciendo una solución segura, completa y rentable que ayuda a sacar el máximo partido a cada interacción.

• Plataforma asequible y con funciones avanzadas
  A diferencia de muchas herramientas gratuitas que limitan funcionalidades clave, Digital Samba incluye prestaciones avanzadas como pizarras colaborativas, encuestas, preguntas y respuestas, chat grupal y transcripciones y resúmenes generados por IA. Estas funciones permiten a las ONG organizar sesiones interactivas en las que los donantes se sienten implicados, las personas voluntarias mantienen la motivación y los equipos trabajan de forma eficaz. Para organizaciones con recursos limitados, este nivel de funcionalidad a bajo coste supone un verdadero cambio de juego.
• Herramientas preparadas para eventos
  Las organizaciones sin ánimo de lucro suelen organizar eventos que deben transmitir profesionalidad y cuidado. Con salas separadas, notas compartidas, grabaciones en la nube y soporte para grandes audiencias, Digital Samba permite organizar desde pequeños talleres formativos hasta eventos de recaudación de fondos a gran escala. Contar con herramientas profesionales en una única plataforma ahorra tiempo y evita tener que combinar múltiples aplicaciones.
• Enfoque centrado en la privacidad
  La confianza es fundamental para las ONG, especialmente cuando gestionan relaciones con donantes o información financiera sensible. Digital Samba garantiza el cumplimiento del RGPD, ofrece cifrado de extremo a extremo y utiliza seguridad basada en tokens para el control de accesos. De este modo, las organizaciones pueden asegurar con total confianza a sus grupos de interés que sus datos y conversaciones están plenamente protegidos, un factor clave para construir y mantener la confianza.
• Accesibilidad e inclusión
  La inclusión es esencial para las organizaciones que trabajan con comunidades diversas. Digital Samba ofrece soporte multilingüe, subtítulos en directo y transcripciones, lo que facilita el acceso a audiencias internacionales y a personas con dificultades auditivas. Al eliminar barreras lingüísticas y de accesibilidad, las ONG pueden llegar a más personas y reforzar el sentimiento de pertenencia.
• Sin límites artificiales
  Muchas plataformas imponen restricciones en la duración de las reuniones o en el número de participantes, obligando a las organizaciones a comprometer la calidad de sus eventos. Digital Samba ofrece una aplicación de reuniones con una generosa cantidad de minutos gratuitos cada mes, lo que permite empezar a organizar sesiones sin coste, independientemente del número de asistentes. Esta fiabilidad es especialmente importante para eventos de recaudación de fondos, sesiones estratégicas o programas intensivos de formación de voluntariado.
• Escalabilidad a medida que la organización crece
  A medida que las organizaciones sin ánimo de lucro se expanden, también lo hacen sus necesidades de comunicación. La plataforma de Digital Samba crece con ellas, ofreciendo flexibilidad para organizar grupos más grandes, integrarse con sistemas existentes y acceder a funciones profesionales sin transiciones costosas. Esta escalabilidad garantiza continuidad y sostenibilidad a largo plazo.

Con estas capacidades, Digital Samba no es solo otra solución económica de videoconferencia: es una plataforma diseñada para fomentar conexiones significativas, ampliar el alcance y ayudar a las organizaciones sin ánimo de lucro a centrarse en lo que realmente importa: su misión.

Conclusión

La videoconferencia para organizaciones sin ánimo de lucro es mucho más que una herramienta práctica: es una forma rentable de amplificar el impacto, fortalecer la comunidad y ampliar el alcance de las iniciativas. Al elegir herramientas de comunicación que sean seguras y accesibles, las organizaciones pueden profundizar la relación con los donantes, empoderar a las personas voluntarias y garantizar que su trabajo con impacto social llegue más lejos y sea sostenible en el tiempo.

Las ONG no tienen por qué elegir entre precio y funcionalidad. Con Digital Samba, puedes acceder a una aplicación de reuniones gratuita y sin límite de tiempo, con herramientas preparadas para eventos y seguridad conforme al RGPD.

Contacta hoy mismo con nuestro equipo comercial y descubre cómo Digital Samba ayuda a las organizaciones sin ánimo de lucro a implicar de forma eficaz a donantes y voluntariado, con un coste reducido.

Preguntas frecuentes

Referencias

1. Non-Profit Tech For Good Team. (2023). 2023 Nonprofit Tech for Good Report. Nonprofit Tech for Good. 
2. Santiago, K. (2022). 30 Virtual and Hybrid Event Fundraising Ideas for Nonprofits. Nonprofit Tech for Good. 
3. Chiu, C. (2020). Charity guide to virtual events. 
4. Rush. S. (2021). Why Digital Accessibility Matters for Nonprofits. 
5. European Union. (2016). General Data Protection Regulation (GDPR). Official Journal of the European Union.
6. World Wide Web Consortium (W3C). (2023). Web accessibility initiative: Making the web accessible.
7. Dennis, C. (2020). Nonprofits Find New Ways to Engage Senior Volunteers Virtually.
8. Helpyousponsor Team. (2025). The New Rules of Virtual Events: Fundraising in the Digital Age.