Bewährte Praktiken für virtuelle Meetings [+ Checkliste]

Online-Meetings sind zu einem wichtigen Bestandteil der Kommunikationsstrategie fast aller Unternehmen geworden. Die Durchführung effektiver Online-Meetings mag einfach aussehen, ist aber nicht so einfach, wie es aussieht.

Heute geben wir Ihnen unsere besten Tipps und eine Checkliste, damit Sie das Beste aus Ihren Meetings herausholen können. Damit haben Sie alle Werkzeuge, die Sie brauchen, um die Effektivität Ihrer virtuellen Meetings zu maximieren.

Inhaltsübersicht

1. Was sind virtuelle Meetings?
2. Warum ist die Remote-Meeting-Technologie für Unternehmen von Vorteil?
3. 10 Tipps für effektive Fernbesprechungen
4. Online-Meeting-Einrichtung und c
5. Nachbereitung

Was sind virtuelle Meetings?

Virtuelle Meetings sind die Mittel, die wir für die Kommunikation aus der Ferne verwenden, indem wir Software und Hardware wie Videokonferenzsoftware und Webcams einsetzen.

Dank des technologischen Fortschritts müssen wir uns nicht mehr im selben Raum befinden, um unsere Kommunikationsziele zu erreichen. Viele von uns haben heute Kollegen in verschiedenen Ländern, mit denen wir täglich zusammenarbeiten.

Virtuelle Meetings haben viele Hindernisse für eine effektive Kommunikation beseitigt, darunter Entfernungen, räumliche Gegebenheiten, Pendlerkosten und Reisezeit. Die Kommunikation mit Kollegen ist jetzt so einfach wie ein Klick auf eine Schaltfläche und das Einschalten von Webcam und Mikrofon.

Eines der Probleme bei virtuellen Meetings ist die Einstiegshürde. Da sie so einfach zu veranstalten sind, gibt es eine große Bandbreite in der Qualität der Meetings. Wir alle haben schon an schrecklichen Online-Meetings teilgenommen, bei denen der Gastgeber keine Ahnung hatte, wie man eine effektive Besprechung durchführt. Technische Probleme, wie z. B. Probleme mit der Batterie, können die Situation zusätzlich erschweren und machen deutlich, wie wichtig es ist, solche Probleme zu lösen, um einen reibungslosen und produktiven Ablauf virtueller Meetings zu gewährleisten.

Wie bei allen Arbeitsabläufen können uns Checklisten und bewährte Verfahren helfen, unsere Standards zu verbessern.

Warum ist die Remote-Meeting-Technologie für Unternehmen von Vorteil?

Remote-Meetings sind ein großer Vorteil für Unternehmen. Die Liste der Vorteile ist lang, und es gibt nur sehr wenige Nachteile. Schauen wir uns an, welche das sind:

• Geld sparen - virtuelle Meetings sparen Ihrem Unternehmen Geld. Die Gleichung ist einfach. Rechnen Sie zusammen, was es kostet, Mitarbeiter zu Besprechungen zu schicken, einschließlich Reisekosten, Unterkunft, Verpflegung usw., und vergleichen Sie diese Kosten mit den Kosten für Videokonferenzsoftware. Sie werden feststellen, dass es fast immer billiger ist, eine Besprechung virtuell abzuhalten.
• Sparen Sie Zeit - wie viel Zeit verbringen die Mitarbeiter Ihres Unternehmens mit der An- und Abreise zur Arbeit und zu Besprechungen? Wahrscheinlich kommt eine beträchtliche Anzahl von Stunden zusammen.

• Produktive Mitarbeiter - viele Studien haben gezeigt, dass Remote-Arbeit zu produktiveren Mitarbeitern führt. Die meisten Menschen legen bei der Suche nach einem neuen Arbeitsplatz Wert auf eine hybride oder vollständige Fernarbeit.

  Remote-Mitarbeiter sind produktivere Mitarbeiter.

• Videokonferenzsoftware - die Durchführung von Online-Meetings bietet uns eine Vielzahl von Möglichkeiten, die sich in einer persönlichen Sitzung nur schwer umsetzen lassen. Stellen Sie sich vor, Sie müssten alle 10 Minuten eine Umfrage bei einem Live-Publikum durchführen oder sich merken, welche Frage zuerst gestellt wurde. All diese Probleme lassen sich mit moderner Software leicht lösen.

10 Tipps für effektive Fernkonferenzen

1. Engagement - Engagement ist Ihr bester Freund, wenn es darum geht, effektive Online-Meetings abzuhalten. Ein Mangel an Engagement wird Ihre Besprechung schneller zunichte machen als alles andere. Verwenden Sie interaktive Tools, um die Teilnehmer zu beschäftigen.

Digital Samba verfügt über eine Vielzahl interaktiver Funktionen, darunter Umfragen, Handzeichen, Fragen und Antworten und Emojis. Nutzen Sie diese häufig, um sicherzustellen, dass die Teilnehmer aktiv sind.

2. Knigge für Fernbesprechungen - wir befolgen die Knigge-Regeln für persönliche Besprechungen. Warum sollte es bei der virtuellen Kommunikation anders sein? Wir könnten einen ganzen Artikel über Umgangsformen schreiben, aber hier sind einige einfache Regeln:

• Erscheinungsbild - Sie können in einer Online-Umgebung entspannter sein, aber das ist keine Entschuldigung dafür, im Pyjama zu erscheinen. Auch in der virtuellen Welt machen sich die Menschen einen ersten Eindruck anhand des Aussehens. Stellen Sie sicher, dass Ihre Licht- und Audioeinstellungen optimal sind.

• Umgangsformen - Sie sollten so höflich und gut erzogen sein, wie Sie es auch im persönlichen Gespräch sein würden. Benutzen Sie das virtuelle Format nicht als Mittel, um andere zu überreden. Gute Umgangsformen tragen zum Aufbau von Kooperationsbeziehungen bei.

• Schalten Sie das Mikrofon stumm, wenn Sie nicht sprechen - niemand möchte hören, wie Sie Ihr Mittagessen kauen oder mit Ihrem Partner sprechen. Schalten Sie Ihr Mikrofon immer stumm, wenn Sie nicht sprechen, insbesondere in großen Besprechungen.

• Verhaltenskodex - wir empfehlen Ihnen, einen Online-Verhaltenskodex für Teambesprechungen in Ihrem Unternehmen zu erstellen. Lassen Sie nicht zur Debatte stehen, was akzeptabel ist und was nicht. Wenn Sie von Anfang an klare Regeln aufstellen, können Sie später unangenehme Zwischenfälle vermeiden.

3. Wählen Sie die richtige Plattform: Die Wahl der Plattform hat einen großen Einfluss auf den Erfolg Ihrer Meetings. Was Sie von einer Plattform erwarten, hängt von der Art der Organisation ab, in der Sie tätig sind.

Digital Samba bietet alles, was die meisten Unternehmen benötigen, um ansprechende und effektive virtuelle Teambesprechungen abzuhalten. HD-Videostreaming, Bildschirmfreigabe, Cloud-Aufnahmen, Whiteboard, Dateifreigabe, Breakout-Räume, interaktive Funktionen und Mobilfreundlichkeit sind nur eine kleine Auswahl der verfügbaren Tools.

4. Bieten Sie Schulungen an - wenn Sie vor kurzem eine neue Videokonferenzplattform eingeführt haben, kann es ratsam sein, einige Schulungen zu veranstalten. Alle Ihre Mitarbeiter müssen mit der Plattform vertraut sein, um sie optimal nutzen zu können. Umstellungen können schwierig sein, aber eine qualitativ hochwertige Schulung hilft, die Dinge zu beschleunigen.

5. Eisbrecher - Eisbrecher und virtuelle Aktivitäten und Spiele spielen bei Online-Meetings eine wichtige Rolle. Sie fördern das Engagement und helfen Ihren Mitarbeitern, sich gegenseitig kennen zu lernen. Remote-Mitarbeiter leiden mehr denn je unter Entfremdung und Einsamkeit.

Lassen Sie sich von unserer Liste virtueller Eisbrecher und Spiele inspirieren.

6. Vorstellungsrunde - Wenn Sie eine Sitzung veranstalten, in der sich noch nicht alle Teilnehmer kennen, ist es immer eine gute Idee, eine Vorstellungsrunde zu machen. Unserer Erfahrung nach werden die Teilnehmer nicht vorgestellt, wenn der Gastgeber dies nicht erzwingt. Sie können die Vorstellungsrunde einfach halten oder die Teilnehmer um etwas mehr bitten, z. B. um einen lustigen Fakt über sich selbst. Man kann nie wissen. Vielleicht knüpfen Sie Beziehungen zu Menschen, mit denen Sie sonst nie Kontakt gehabt hätten.

7. Führen Sie häufig Umfragen durch - hier kommen wir wieder auf das Engagement zurück, aber Umfragen sind ein äußerst wirksames Instrument. Wir empfehlen, dass Sie während einer Sitzung häufig Umfragen durchführen. Nicht so oft, dass die Leute sich langweilen, sondern gerade so oft, dass die Aufmerksamkeit der Leute erhalten bleibt und der Neuigkeitsaspekt erhalten bleibt.

8. Benutzen Sie oft die Namen der Teilnehmer - Menschen lieben es, ihre Namen zu hören. Das ist eine einfache psychologische Tatsache. Nutzen Sie diesen Effekt bei der Durchführung effektiver virtueller Meetings, indem Sie die Teilnehmer regelmäßig mit ihrem Namen ansprechen.

9. Jede Besprechung sollte ein Ziel haben - Ihre Besprechung muss immer einen Zweck haben. Die Teilnehmer nehmen nicht gerne an Besprechungen teil, von denen sie glauben, dass sie ihre Zeit nicht wert sind. Wahrscheinlich haben Sie schon an Besprechungen teilgenommen, in denen der Gastgeber die ihm zugewiesene Zeit unnötig mit Floskeln gefüllt hat. Die Teilnehmer nehmen aktiv übel, was sie als Verschwendung ihrer Zeit ansehen.

Elon Musk ermutigt seine Mitarbeiter, eine Besprechung zu verlassen, wenn sie der Meinung sind, dass sie nicht anwesend sein müssen. Vielleicht sollten Sie nicht so drastisch vorgehen, aber überlegen Sie immer, wie Sie die Zeit der Teilnehmer nutzen. Die Vorbereitung und Verteilung einer Tagesordnung im Vorfeld ist ein schneller Erfolg, der die Effektivität eines jeden Meetings erhöhen kann.

10. Feedback - Versuchen Sie immer, ein Feedback von Ihren Teilnehmern zu erhalten. Sie können die Antworten nutzen, um Ihre nächste Sitzung zu verbessern und Ihren Teilnehmern ein besseres Erlebnis zu bieten. Lassen Sie Ihr Ego vor der Tür und bitten Sie um ehrliches Feedback. Das wird Ihnen auf lange Sicht nur helfen.

Welche Ausrüstung wird für eine virtuelle Sitzung benötigt?

Um ein virtuelles Meeting reibungslos durchführen zu können, sollten Sie folgende Voraussetzungen erfüllen:

- Eine zuverlässige Internetverbindung (mindestens 5 Mbps Upload/Download)
- Eine Qualitäts-Webcam (1080p oder höher)
- Mikrofon mit Geräuschunterdrückung oder Headset
- Angemessene Beleuchtung (natürliches oder weiches LED-Licht)
- Browserbasierte Videokonferenzplattform (wie Digital Samba)
- Backup-Stromquelle (z. B. Laptop-Akku oder USV)

Nutzen Sie unsere vollständige Checkliste für die Anforderungen an Videokonferenzen, um sie vor jeder Sitzung zu überprüfen.

Checkliste der Anforderungen für Videokonferenzen

Zusätzlich zu unseren Top-Tipps für effektive virtuelle Teambesprechungen sollten Sie vor jeder Sitzung diese Checkliste verwenden. Hier finden Sie 9 Dinge, die Sie immer vor einer Sitzung erledigen sollten, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Halten Sie Ihre Software auf dem neuesten Stand

Der beste Weg, dieses Problem zu vermeiden, ist die Verwendung einer browserbasierten Videokonferenzplattform wie Digital Samba for Meetings.

Die browserbasierte Software erfordert keine Downloads und ermöglicht es Ihnen, an Meetings teilzunehmen, indem Sie auf einen Link klicken. Keine Software-Downloads bedeuten weniger bewegliche Teile und weniger Dinge, die schief gehen können, bevor Sie beginnen.

Bandbreite

Angemessene Kleidung

Setzen Sie Ihren gesunden Menschenverstand ein, um Ihre Kleiderordnung vor der Besprechung festzulegen. Vorstellungsgespräch? Ziehen Sie etwas Schickes und Professionelles an. Informelle Teambesprechung? Lockere Kleidung ist in Ordnung, achten Sie auf Ihr Urteilsvermögen.

Beleuchtung und Ton

Ein klarer Ton ist ebenso wichtig. Sie können die beste Beleuchtung und Webcam-Einrichtung der Welt haben, aber ein Mikrofon von schlechter Qualität kann alles zunichte machen. Wenn Sie etwas Zeit in die Perfektionierung von Beleuchtung und Ton investieren, wirken Sie professionell und werden ernst genommen.

Bereiten Sie eine Tagesordnung vor

Insgesamt sind sie eine gute Möglichkeit, Ihren Sitzungen Struktur und Richtung zu geben. Sie können auf die Tagesordnung verweisen und die Aufmerksamkeit auf ein anderes Thema lenken, wenn zu viel Zeit für ein Thema aufgewendet wird.

Einladungen und Erinnerungen verschicken

Dokumente im Voraus hochladen

Alle Ihre Materialien sollten ordentlich in einem Ordner organisiert und griffbereit sein. Seien Sie nicht die Person, die mitten in der Sitzung 10 Minuten lang nach einer Datei suchen muss.

Probelauf

Warten Sie nicht, bis die Sitzung begonnen hat, bevor Sie bemerken, dass etwas mit Ihrer Hardware oder Ihren Softwareeinstellungen nicht stimmt. Ein wenig Vorbereitung vor einer Veranstaltung kann den Unterschied zwischen einem erfolgreichen und einem erfolglosen Treffen ausmachen.

Setzen Sie klare Ziele und Vorgaben

Auch wenn Sie Ihre Tagesordnung bereits erstellt haben, sollten Sie noch einmal über Ihre Ziele nachdenken. Sie müssen klar, definierbar und messbar sein. Veranstalten Sie zum Beispiel keine Software-Schulung, die darauf abzielt, "die Effektivität des Verkaufsteams bei der Nutzung dieser Software zu erhöhen".

Denken Sie daran: klar, definierbar und messbar. Anhand des obigen Beispiels könnten wir es ändern in "Sicherstellen, dass alle Mitglieder des Vertriebsteams das erste und zweite Software-Schulungsmodul mit einer Note von mindestens 60 % abgeschlossen haben".

Checkliste für bewährte Praktiken bei virtuellen Meetings

Verwenden Sie vor Ihrem nächsten Online-Meeting diese Checkliste, um sicherzustellen, dass alles reibungslos und professionell abläuft. Diese Best Practices helfen Ihnen, virtuelle Meetings produktiv und ansprechend zu gestalten und häufige Fallstricke zu vermeiden:

Verwenden Sie diese Checkliste für bewährte Praktiken für virtuelle Meetings als Kurzreferenz vor jeder Sitzung, um Meetings durchzuführen, an denen die Teilnehmer gerne teilnehmen.

Nachbereitung

Jeder kann ein effektives Online-Meeting veranstalten, aber es erfordert eine gewisse Planung und einen gewissen Aufwand seitens des Gastgebers. Wenden Sie vor Ihrer nächsten Sitzung unsere Tipps an und kreuzen Sie jeden Punkt auf unserer Checkliste an.

Ihre Besprechung wird reibungsloser ablaufen und ansprechender sein. Ihre Teilnehmer werden es Ihnen danken.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

1. Wie kann ich die Teilnehmer während eines virtuellen Meetings bei der Stange halten?

Nutzen Sie interaktive Funktionen wie Umfragen, Fragen und Antworten und Nebenräume. Stellen Sie Fragen direkt, nennen Sie die Teilnehmer beim Namen und halten Sie die Besprechung kurz und konzentriert.

2. Was ist die beste Plattform für virtuelle Teambesprechungen?

Suchen Sie nach browserbasierten Plattformen mit Funktionen wie HD-Video, Bildschirmfreigabe und Tools für die Zusammenarbeit in Meetings. Digital Samba bietet all dies, ohne dass Downloads erforderlich sind.

3. Wie lange sollte ein virtuelles Meeting dauern?

Streben Sie 30-45 Minuten an. Wenn mehr Zeit benötigt wird, planen Sie Pausen ein oder unterteilen Sie die Tagesordnung in kleinere Sitzungen.

4. Warum werden virtuelle Sitzungen als anstrengender empfunden als persönliche Sitzungen?

Das liegt oft an der mangelnden Bewegung, dem Starren auf Bildschirme und der Notwendigkeit, sich mehr auf nonverbale Hinweise zu konzentrieren. Kürzere und interaktive Meetings helfen, die Ermüdung zu verringern.

5. Was soll ich tun, wenn meine Internetverbindung während einer Besprechung instabil ist?

Schalten Sie auf reinen Tonbetrieb um, schließen Sie Hintergrundanwendungen und verwenden Sie nach Möglichkeit eine kabelgebundene Verbindung. Halten Sie für den Fall der Fälle ein Ersatzgerät oder einen Hotspot bereit.

6. Ist Multitasking während virtueller Meetings erlaubt?

Solange Sie nicht leiten oder sprechen, ist leichtes Multitasking in Ordnung - am besten ist es jedoch, wenn Sie präsent und engagiert bleiben. Schalten Sie Ablenkungen aus, um Respekt zu zeigen und die Ergebnisse zu verbessern.