Filtraciones de datos en videoconferencias y RGPD

La videoconferencia se ha convertido en la columna vertebral de la colaboración moderna.

Desde reuniones de equipo y entrevistas hasta sesiones de terapia y clases online, las organizaciones dependen cada vez más de la comunicación virtual para intercambiar información sensible a diario. Pero junto con esta comodidad llega una gran responsabilidad… y gestionarla no siempre es fácil.

Cuando se comparte, muestra o guarda información personal durante una videollamada, entra en juego el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) europeo. No proteger adecuadamente esos datos puede tener consecuencias graves —incluso sanciones—. El panorama de filtraciones relacionadas con el RGPD está evolucionando rápidamente, y las plataformas de videoconferencia están cada vez más bajo la lupa de las autoridades.

Muchos creen que el RGPD solo se aplica cuando un hacker irrumpe en un sistema o hay algún tipo de intrusión. En realidad, una violación del RGPD puede ocurrir sin ningún ataque malicioso: una invitación enviada por error, una grabación filtrada o un participante no autorizado pueden activar obligaciones de cumplimiento. Comprender estos riesgos es esencial para responsables de protección de datos, equipos de TI y cualquier persona que gestione información personal a través de reuniones digitales o clases online.

Tabla de contenidos

1. ¿Qué se considera una violación del RGPD?
2. Informes y obligaciones en caso de incumplimiento del RGPD
3. Multas, compensaciones y riesgos
4. Cómo evitar violaciones del RGPD en videoconferencias
5. Cómo Digital Samba ayuda a las organizaciones a mantenerse en cumplimiento
6. Conclusión
7. Preguntas frecuentes

¿Qué se considera una violación del RGPD?

En el Artículo 4, Capítulo 1 del RGPD, se define una violación de datos personales como cualquier “violación de la seguridad que provoque la destrucción, pérdida, alteración, divulgación o acceso no autorizados —de forma accidental o ilícita— a datos personales”.

Esta definición abarca tres dimensiones clave:

• Violación de confidencialidad (RGPD) – ocurre cuando personas no autorizadas acceden a los datos, o cuando hay una divulgación o acceso no autorizado o accidental a información personal.
• Violación de integridad (RGPD) – sucede cuando los datos personales se alteran de forma no autorizada o accidental.
• Violación de disponibilidad (RGPD) – tiene lugar cuando se pierde el acceso a los datos personales o estos se destruyen de forma no autorizada o accidental.

Ejemplos en el contexto de una videoconferencia

En las reuniones virtuales, este tipo de violaciones pueden ocurrir con facilidad:

• Enviar el enlace de invitación a la persona equivocada, exponiendo contenido confidencial de la reunión a terceros. Incluso una sola invitación enviada por error puede considerarse una divulgación no autorizada según el RGPD, especialmente si la reunión trata datos personales o sensibles.

• Compartir o guardar accidentalmente una grabación en la nube que incluya información personal de empleados, pacientes o estudiantes, revelando datos privados y sensibles. Cuando una grabación está accesible más allá del público previsto, puede generar riesgos de privacidad duraderos y dañar la reputación tanto de la organización como de las personas afectadas.

• Usar una plataforma sin cifrado de extremo a extremo, donde los mensajes o archivos puedan ser interceptados. Sin esta protección, los datos transmitidos durante las llamadas pueden ser legibles por terceros, comprometiendo la integridad y la confidencialidad de las comunicaciones.

• No restringir los permisos de compartir pantalla, lo que puede provocar exposición y visibilidad no deseada de datos. Esto puede hacer que información empresarial o personal sensible se muestre a participantes no invitados, violando el principio de minimización de datos.

• Una caída del sistema que provoque una violación de disponibilidad, al perderse datos o grabaciones esenciales. En estos casos, la pérdida de acceso a información crítica puede interrumpir servicios y contravenir la obligación del RGPD de garantizar la disponibilidad y resiliencia continuas de los sistemas.

Cada uno de estos incidentes se considera una violación de datos personales según el RGPD — incluso si los datos nunca salen de la UE o no hay señales de una intrusión externa.

Informes y obligaciones en caso de violación del RGPD

Según el RGPD, no todas las violaciones de datos deben notificarse, pero las organizaciones deben analizar cada incidente con cuidado y evaluar su gravedad y el nivel de daño causado. El punto de referencia es siempre el riesgo para los derechos y libertades de las personas.

Regla de las 72 horas

Si una violación puede suponer un riesgo para las personas —como pérdida económica, robo de identidad, angustia emocional u otros daños—, el responsable del tratamiento debe notificarla a la autoridad de control correspondiente en un plazo máximo de 72 horas desde que tenga conocimiento del incidente.

Por ejemplo:

• En el Reino Unido, a la Information Commissioner’s Office (ICO)

• En España, a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD)

• En Alemania, a la Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI)

Esta es la esencia de la obligación de notificación de violaciones del RGPD.

El informe debe incluir:

• La naturaleza de la violación y las categorías de datos afectadas. Debe describir claramente qué ocurrió, cómo se descubrió y especificar los tipos de datos personales implicados —por ejemplo, nombres, datos de contacto o información sanitaria—.

• Los datos de contacto del Delegado de Protección de Datos (DPO) o de la persona responsable. Esto permite a la autoridad solicitar aclaraciones rápidamente y garantiza una comunicación transparente durante la investigación.

• Las posibles consecuencias o resultados. La organización debe evaluar e indicar los impactos potenciales sobre las personas, como perjuicios económicos, estrés emocional, daños a la reputación o uso indebido de los datos personales.

• Las medidas adoptadas para mitigar el daño. Incluye las acciones inmediatas para contener el problema —por ejemplo, desactivar enlaces de acceso o avisar a los usuarios afectados— y las mejoras a largo plazo para evitar incidentes similares en el futuro.

Si el informe se presenta fuera de plazo, la organización debe justificar el motivo del retraso y ofrecer una explicación razonada.

Información a las personas afectadas

Si la violación supone un alto riesgo para las personas, los afectados también deben ser informados “sin dilación indebida”.

Esta comunicación debe hacerse en un lenguaje claro y sencillo, explicando qué ocurrió, cuáles pueden ser las posibles consecuencias y qué medidas pueden tomar las personas para protegerse.

Responsables y encargados del tratamiento

Entender quién asume la responsabilidad es fundamental.

Los responsables del tratamiento deciden la finalidad y los medios con los que se procesan los datos personales, por lo que tienen la responsabilidad principal de notificar y remediar cualquier incidente.

Los encargados del tratamiento (por ejemplo, plataformas de videoconferencia de terceros) deben notificar al responsable cualquier violación sin dilación indebida en cuanto tengan conocimiento de ella.

Esta responsabilidad compartida implica que las organizaciones deben elegir socios que no solo sean técnicamente sólidos, sino también estén contractualmente alineados con los estándares del RGPD.

Multas, compensaciones y riesgos

No cumplir con las obligaciones del RGPD puede salir caro.
La multa máxima por una violación del RGPD puede llegar hasta 20 millones de euros o el 4 % de la facturación anual global, lo que sea mayor. En casos de fallos graves de seguridad o falta de notificación a tiempo, las sanciones pueden aumentar rápidamente.

Compensaciones y reclamaciones legales

Según el RGPD, las personas afectadas por una violación pueden solicitar una compensación por los daños sufridos, sean económicos o no económicos, incluyendo el estrés o el daño reputacional.
Este tipo de reclamaciones por incumplimiento del RGPD son cada vez más comunes, y bufetes especializados en privacidad ofrecen servicios a personas afectadas, especialmente en casos de filtración de datos personales o sanitarios.

Ejemplos de violaciones del RGPD en videoconferencias

A continuación, dos incidentes que muestran cómo las videoconferencias pueden exponer a las organizaciones a riesgos de incumplimiento del RGPD:

• Zoom Video Communications (2020)
  En 2020, Zoom fue objeto de escrutinio internacional al descubrirse que su cifrado “de extremo a extremo” no impedía que la propia empresa accediera al contenido de las reuniones, ya que conservaba las claves criptográficas.
  Además, los identificadores y enlaces de reunión no eran lo bastante aleatorios, lo que permitió incidentes de “Zoombombing”, donde personas no autorizadas interrumpían o espiaban reuniones privadas.
  Estos problemas provocaron presión regulatoria y un acuerdo con la Comisión Federal de Comercio (FTC) en Estados Unidos, que obligó a Zoom a mejorar sus controles de seguridad y aclarar sus declaraciones sobre cifrado.

• Comisión de Protección de Datos de Irlanda (DPC)
  En otro caso, la DPC documentó una audiencia pública remota con permisos de acceso mal configurados, lo que permitió que participantes no previstos pudieran unirse y observar procedimientos confidenciales.

  Este incidente constituyó una violación de confidencialidad en un entorno de videoconferencia y demuestra la importancia de una gestión estricta de los accesos y los roles.

Estos casos dejan claro que las violaciones del RGPD en videoconferencias no siempre se deben a ciberataques sofisticados —a menudo surgen por configuraciones débiles o afirmaciones de seguridad poco precisas—.Subrayan la necesidad crítica de plataformas diseñadas con privacidad desde el origen (privacy by design) y de una gestión disciplinada de las reuniones para evitar accesos no autorizados y exposición de datos.

Cómo evitar violaciones del RGPD en videoconferencias

1. Seguridad desde el diseño

Elige una plataforma que integre la privacidad desde el principio y te permita empezar a usarla sin tener que configurar parámetros de seguridad adicionales.

Funciones como salas de espera, acceso según roles, cifrado de extremo a extremo (E2EE) y autenticación mediante tokens reducen el riesgo de accesos no autorizados y protegen los datos de los usuarios por diseño.

2. Minimización de datos

Recoge y comparte solo la información necesaria para que la videollamada funcione correctamente.

Desactiva funciones de grabación innecesarias, limita las transferencias de archivos y asegúrate de que el almacenamiento de grabaciones cumpla las políticas de retención si no son requeridas.

Los procesos seguros de eliminación deben ser una práctica estándar.

3. Grabaciones controladas

Si necesitas grabar (por ejemplo, por cumplimiento normativo o formación), guarda las grabaciones en servidores cifrados y ubicados en la UE.

Puedes comprobar esta información solicitando un acuerdo de tratamiento de datos (DPA) al proveedor que elijas.

Evita servicios externos o en la nube fuera de la jurisdicción del RGPD, salvo que cuenten con garantías válidas como las Cláusulas Contractuales Tipo (SCCs).

4. Evaluaciones periódicas de riesgos

Realiza Evaluaciones de Impacto en la Protección de Datos (EIPD o DPIA) al implementar o modificar sistemas de videoconferencia para obtener una visión completa de los requisitos.
Esto ayuda a detectar posibles riesgos antes de que se conviertan en una violación del RGPD.

5. Formación y concienciación

El error humano sigue siendo la principal causa de las violaciones de datos.

Forma regularmente al personal sobre los fundamentos de protección de datos, la configuración correcta de reuniones y los procedimientos de notificación de incidentes para reducir el riesgo de incumplimiento.

Cómo Digital Samba ayuda a las organizaciones a mantenerse en cumplimiento

Digital Samba está creada en Europa, para Europa — una plataforma diseñada en torno a la privacidad, la seguridad y la soberanía digital.
A diferencia de los competidores estadounidenses sujetos a leyes extraterritoriales como el CLOUD Act, Digital Samba garantiza que todos los datos personales permanezcan protegidos bajo los estándares del RGPD, ya que solo emplea subencargados europeos.

Cumplimiento del RGPD desde el diseño

• Alojamiento exclusivo en la UE: Todos los datos —incluidas grabaciones y metadatos— permanecen dentro de centros de datos europeos, que no solo están físicamente en la UE, sino que pertenecen a empresas europeas.
• Cifrado: Todas las comunicaciones se cifran en tránsito y en reposo, garantizando que ni siquiera los administradores puedan acceder al contenido de las reuniones.
• Identificadores de usuario anonimizados: Se protege la identidad de los participantes y se minimiza la exposición de datos mediante un sistema de identificación por tokens.

Herramientas para prevenir errores humanos

• Salas de espera y controles de acceso: Solo los participantes aprobados pueden unirse, reduciendo el riesgo de exposición accidental de datos.
• Gestión de roles y autenticación basada en tokens: Asegura que solo los usuarios autorizados puedan iniciar, grabar o compartir contenido.
• Sin cookies de seguimiento ni analíticas: Se respeta la privacidad incluso fuera de la sala de reuniones.

Grabaciones y gestión de datos

Las grabaciones, historiales de chat y archivos compartidos se gestionan conforme a las mejores prácticas del RGPD.
Los usuarios mantienen control total sobre la retención y eliminación de datos, garantizando que nada se conserve más tiempo del necesario.

Al integrar Digital Samba, las organizaciones mitigan eficazmente las causas más comunes de violaciones del RGPD, ofreciendo tranquilidad tanto a los responsables de cumplimiento como a los equipos de TI.

Conclusión

La videoconferencia ha transformado por completo el entorno laboral moderno, pero con ello también ha aumentado la necesidad de mantener la vigilancia.
Una sola reunión mal configurada o un archivo compartido por error pueden constituir una violación del RGPD, con consecuencias económicas, legales y reputacionales.

Comprendiendo los principios de confidencialidad, integridad y disponibilidad, y eligiendo plataformas que priorizan la privacidad como Digital Samba, las organizaciones pueden reducir drásticamente su riesgo de incumplimiento.

Contáctanos ahora para descubrir cómo puedes mantenerte en cumplimiento, proteger tu privacidad y mantener tus reuniones seguras con Digital Samba.

Preguntas frecuentes

Referencias

1. Information Commissioner’s Office. (2024). Personal data breaches: a guide.
2. Linklaters LLP. (2023). Data breaches under the GDPR: Five key questions.
3. Medical Defence Union (MDU). (2024). GDPR data breaches: guidance and advice.
4. European Union. (2016). General Data Protection Regulation (EU) 2016/679. Official Journal of the European Union. Retrieved from https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj/eng
5. European Union. GDPR, Chapter 1, Article 4 Definitions. Retrieved from https://gdpr.eu/article-4-definitions/ 
6. Cloud Security Alliance. (2022, March 13). An analysis of the 2020 Zoom breach.
7. Data Protection Commission. (2022). Risks posed to users by video conferencing platforms – case study.
8. Federal Trade Commission. (2020, November 9). FTC requires Zoom to enhance its security practices as part of settlement.
9. Goodwin Law Firm. (2020, November 18). FTC and Zoom reach settlement over alleged misleading security practices.
10. SecurityWeek. (2020, April 2). Zoom’s security and privacy woes violated GDPR, expert says.