Protege la privacidad de los datos de tus alumnos en aulas virtuales

A medida que el aprendizaje virtual se consolida como una parte permanente de la educación moderna, gracias a los avances tecnológicos, una preocupación destaca por encima de todas para docentes y administradores: la privacidad de los datos en la educación.

Tanto si das clase a través de Zoom o Microsoft Teams, gestionas videollamadas a nivel de centro educativo o evalúas qué plataforma utilizar en el próximo curso, garantizar la privacidad y seguridad de los datos del alumnado ya no es opcional: es una necesidad legal y ética.

Esta introducción a la privacidad de datos en el aprendizaje online está pensada para ayudarte —como docente, responsable de TI o responsable de políticas educativas— a entender los requisitos legales y las mejores prácticas para proteger la información del estudiante en los entornos virtuales.
Al final, también descubrirás cómo una plataforma centrada en la privacidad como Digital Samba ayuda a escuelas, instituciones y empresas a cumplir con los más altos estándares de protección de datos en la educación online.

Tabla de contenidos

1. Por qué la privacidad de los datos en la educación es importante
2. Qué marcos legales se aplican a las aulas virtuales
3. Cómo es un aula virtual conforme a la privacidad
4. Riesgos comunes de privacidad en el aprendizaje online (y cómo evitarlos)
5. Qué pueden hacer hoy los docentes y responsables de TI
6. Digital Samba como plataforma educativa centrada en la privacidad
7. Conclusión: potencia la privacidad a través de tus decisiones
8. Preguntas frecuentes

Por qué la privacidad de los datos en la educación es importante

Las aulas virtuales gestionan una enorme cantidad de información personal: desde nombres y direcciones de correo electrónico de los estudiantes hasta vídeos en directo, voz y tareas compartidas.
Esta información, conocida legalmente como información de identificación personal (PII), suele grabarse, almacenarse o transmitirse mediante servicios de terceros.

Entonces, ¿dónde está el riesgo?
Si estos datos se manejan incorrectamente o se almacenan en sistemas que no cumplen las normativas, pueden filtrarse, venderse o ser accedidos por personas no autorizadas.
Las consecuencias van desde daños reputacionales hasta sanciones legales graves.

Proteger los datos del alumnado va más allá del cumplimiento legal: se trata de preservar la confianza entre docentes, familias y estudiantes.
El aprendizaje digital ha llegado para quedarse, por eso es esencial crear entornos online seguros, respetuosos y legalmente sólidos, donde los riesgos de daño para los estudiantes sean mínimos o inexistentes.

Qué marcos legales se aplican a las aulas virtuales

Veamos los dos principales marcos legales de privacidad de datos que debes conocer: el RGPD y la FERPA (que explicaremos más adelante).

RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) – Unión Europea

Si tu escuela o institución opera en la Unión Europea —o enseña a estudiantes que son residentes de la UE—, debes cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), adoptado por el Parlamento Europeo y el Consejo de la Unión Europea en abril de 2016 y aplicado a partir del 25 de mayo de 2018, tras un período de transición de dos años.

Esta normativa define cómo deben recopilarse, almacenarse y procesarse los datos personales dentro de la Unión Europea (UE) y del Espacio Económico Europeo (EEE).

Principios clave del RGPD para las aulas virtuales:

1. Minimización de datos

Recoge solo la información estrictamente necesaria.
En un aula virtual, esto significa evitar recopilar datos personales innecesarios, como direcciones particulares o perfiles en redes sociales, salvo que sean imprescindibles para fines educativos.
El objetivo es reducir el riesgo en caso de brecha de datos y fomentar un entorno de enseñanza basado en la privacidad desde el diseño (privacy by design).

2. Limitación de la finalidad

Utiliza los datos únicamente para fines educativos claramente definidos.
Si se recogen el nombre o la imagen de un estudiante para participar en clases online, no se pueden usar posteriormente con fines de marketing o análisis sin un nuevo consentimiento.
El personal docente debe asegurarse de que las plataformas no reutilicen los datos del alumnado con fines comerciales o de perfilado ajenos al aprendizaje.

3. Limitación del almacenamiento

No conserves los datos más tiempo del necesario.
Las plataformas de aula virtual deben tener políticas claras de retención, por ejemplo, eliminando automáticamente las grabaciones al finalizar el semestre.
Conservar los datos del alumnado de forma indefinida aumenta el riesgo legal y contraviene el RGPD, salvo que exista una necesidad educativa continua y justificada.

4. Consentimiento parental

Es obligatorio para procesar los datos de menores de cierta edad.
El RGPD establece una edad mínima de consentimiento de 16 años, aunque cada Estado miembro de la UE puede reducirla hasta no menos de 13 años (la mayoría la ha fijado entre 13 y 15).
Las escuelas deben implementar mecanismos de verificación de edad y consentimiento, especialmente para los estudiantes más jóvenes, obteniendo autorización explícita y verificable de los padres o tutores antes de permitirles participar en sesiones grabadas o que recojan datos.

5. Derecho al olvido

Los estudiantes (o sus padres) pueden solicitar la eliminación de sus datos.
Si un alumno deja el centro o deja de usar la plataforma, sus datos —como grabaciones, historiales de chat o credenciales— deben eliminarse a petición.
Las escuelas y proveedores deben garantizar que sus sistemas permitan borrar los datos de forma rápida y completa, en línea con este derecho.

Legislación nacional y orientaciones locales

Aunque el RGPD se aplica de forma uniforme en toda la Unión Europea, su implementación refleja las prioridades nacionales y las políticas educativas de cada país.
Cada Estado miembro hace cumplir el RGPD a través de su propia Autoridad de Protección de Datos (DPA), con capacidad para emitir orientaciones específicas por sector. Estas interpretaciones son especialmente relevantes en el ámbito educativo, donde la sensibilidad de los datos de los menores exige un control adicional.

Por ejemplo, la CNIL (Autoridad de Protección de Datos de Francia) ha publicado recomendaciones específicas para las escuelas, desaconsejando el uso de plataformas alojadas fuera de la UE y promoviendo alternativas públicas europeas.
En Alemania, donde la educación se gestiona a nivel de los estados federados (Länder), varias regiones han establecido sus propios estándares de privacidad para las aulas virtuales.
En algunos casos, estas directrices prohíben el uso de herramientas estadounidenses como Zoom o Google Meet en centros públicos y recomiendan plataformas alojadas íntegramente en la UE y diseñadas para la educación.

En España, la AEPD sigue un enfoque similar.
Ha publicado una guía detallada para los centros educativos, que exige consentimiento parental por escrito al tratar datos de menores y pone el foco en documentar claramente los flujos de datos y los encargados del tratamiento.

Estos ejemplos demuestran la importancia de ir más allá del cumplimiento básico del RGPD.
Las instituciones deben prestar atención a las leyes, políticas y recomendaciones nacionales y regionales, asegurándose de que su cumplimiento esté alineado con las directrices locales.

FERPA (Family Educational Rights and Privacy Act) – Estados Unidos

Si tu escuela tiene sede en Estados Unidos o atiende a estudiantes estadounidenses, también se aplica la FERPA.
Esta ley protege la privacidad de los registros educativos de los estudiantes y restringe su divulgación sin el consentimiento del alumno o de sus padres.

Según la FERPA, un docente no puede usar cualquier plataforma para impartir clases online: debe asegurarse de que los registros y datos del alumnado estén protegidos y no se compartan con terceros sin autorización previa.

Importante: Incluso si utilizas una plataforma de terceros, la institución sigue siendo legalmente responsable de cualquier violación de privacidad que ocurra.
Por eso, elegir la plataforma de vídeo adecuada es fundamental y puede aportarte tranquilidad y cumplimiento normativo.

La edad digital de consentimiento

Una de las variaciones locales más relevantes dentro del RGPD es la edad digital de consentimiento.
El Artículo 8 del reglamento fija la edad mínima predeterminada en 16 años, pero permite que los Estados miembros la reduzcan hasta los 13 años.
Esta flexibilidad ha generado un mosaico de umbrales legales diferentes en toda la Unión Europea.

En Alemania e Irlanda, la edad se mantiene en 16 años.
Francia la ha establecido en 15, mientras que países como España, Italia y Austria han optado por 14 años.
Suecia y Dinamarca han adoptado la edad mínima permitida de 13 años.
Esto significa que un estudiante que puede otorgar su consentimiento por sí mismo en un país puede necesitar autorización parental en otro.

Para las plataformas de aulas virtuales, esto representa un desafío tanto legal como operativo.
Los centros educativos deben verificar la edad mínima aplicable en su jurisdicción y asegurarse de que existan mecanismos adecuados de verificación y consentimiento parental.
Esto resulta especialmente importante cuando las plataformas recogen o almacenan información personal identificable, como grabaciones de vídeo, sesiones compartidas o historiales de chat.

Requisitos de residencia de datos y normas de alojamiento

El panorama legal sobre las transferencias internacionales de datos se volvió aún más complejo tras la sentencia “Schrems II” del Tribunal de Justicia de la Unión Europea (TJUE) en julio de 2020, que invalidó el acuerdo de Escudo de Privacidad UE-EE. UU. (Privacy Shield).
Como consecuencia, transferir datos personales a Estados Unidos —o a cualquier país tercero sin una decisión de adecuación de la UE— requiere garantías legales y técnicas adicionales.

Esto ha tenido un impacto directo en las herramientas y plataformas educativas.
Varios países europeos desaconsejan o incluso restringen el uso de plataformas alojadas fuera de la UE para actividades escolares.
Alojar los datos dentro del territorio europeo ya no es solo una buena práctica, sino una necesidad legal en crecimiento.

Por ejemplo, en algunos estados federados de Alemania se han adoptado políticas de “soberanía por defecto”, que exigen que todos los datos de los estudiantes se alojen dentro de las fronteras europeas.
En Francia, la CNIL ha instado a las instituciones públicas a priorizar herramientas locales o europeas frente a las grandes tecnológicas globales.
Estas posturas reflejan una tendencia general hacia la soberanía digital y la contratación pública basada en la privacidad dentro del sector educativo.

Evaluaciones de impacto y obligaciones de documentación

Otro requisito clave del RGPD, especialmente relevante para escuelas y universidades, es la necesidad de realizar una Evaluación de Impacto en la Protección de Datos (DPIA, por sus siglas en inglés) cuando las actividades de tratamiento pueden suponer un alto riesgo para los derechos y libertades de las personas.
Esto incluye funciones comunes en las aulas virtuales, como el uso de cámaras web, grabaciones de sesiones, historiales de chat y analíticas de aprendizaje.

En la práctica, muchos países de la UE han ido un paso más allá, haciendo que las DPIA sean obligatorias antes de implantar cualquier herramienta digital de terceros en el aula.
Italia, España y Alemania son ejemplos destacados donde las autoridades educativas exigen una evaluación documentada de los riesgos de privacidad y de las medidas de mitigación antes de aprobar una plataforma para uso escolar.

Además, se espera que los centros educativos mantengan registros internos actualizados sobre el tratamiento de datos, formularios de consentimiento y acuerdos con terceros.
No cumplir con estas obligaciones puede dar lugar a sanciones por parte de la autoridad local de protección de datos, incluso si no se ha producido ninguna brecha de seguridad.

Cómo es un aula virtual conforme a la privacidad

Estas son las características y políticas imprescindibles que tu plataforma de videoconferencia debe tener para cumplir con los estándares actuales de privacidad y protección de datos:

Alojamiento conforme al RGPD

Asegúrate de que la plataforma almacene todos los datos dentro de la Unión Europea y cumpla con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
Muchas herramientas populares almacenan o procesan información en Estados Unidos, lo que puede generar incertidumbre legal bajo la normativa europea.

Digital Samba ofrece una infraestructura 100 % alojada en la UE, utilizando únicamente subencargados europeos, de modo que los datos de tus estudiantes nunca salen de Europa, eliminando cualquier riesgo asociado a las transferencias internacionales de datos.

Sin rastreo ni publicidad

Las plataformas educativas no deben rastrear el comportamiento de los usuarios con fines publicitarios o de perfilado.
Evita aquellas con políticas de privacidad poco claras o modelos de negocio basados en la monetización de datos.

Digital Samba está totalmente libre de rastreo de terceros, cookies o analíticas y ha sido diseñada desde cero con principios de privacidad por defecto y desde el diseño (privacy by design & by default).
Además, no requiere cuentas ni registros para que los participantes se unan al aula virtual, gracias a su sistema de acceso mediante tokens.

Control por roles y gestión del aula

Busca funciones que permitan una separación clara entre los roles de profesor y alumno, con controles detallados sobre quién puede compartir vídeo, audio o pantalla.
Esto garantiza que la dirección de la clase virtual esté siempre en manos del docente.

Digital Samba incluye herramientas de moderación, salas de espera, función “tocar para entrar” (knock to enter) y controles de grabación, diseñados para dar poder al profesorado y mantener el orden y la privacidad en cada sesión.
El sistema ofrece una amplia gama de roles preconfigurados, pero también permite crear roles y permisos personalizados según las necesidades del centro educativo.

Gestión sencilla del consentimiento

Ya sea para grabar clases o almacenar información de los usuarios, la plataforma debe permitirte recoger, gestionar y registrar los consentimientos de forma sencilla y transparente.

Digital Samba permite a los moderadores activar o desactivar las grabaciones, mostrar avisos de consentimiento en tiempo real y garantizar que los usuarios estén informados sobre la recopilación de datos desde el inicio.
Además, ofrece diferentes webhooks, como “Recording ready for download”, que descarga automáticamente los archivos desde nuestros servidores al tuyo y los elimina de nuestro almacenamiento, cumpliendo así con las mejores prácticas de minimización y retención de datos.

Riesgos comunes de privacidad en el aprendizaje online (y cómo evitarlos)

Qué pueden hacer hoy los docentes y responsables de TI

Tanto si estás en el aula como en la sala de servidores, aquí tienes acciones concretas para reforzar la privacidad en tu entorno de aprendizaje virtual.

Para docentes

• Pregunta a tu equipo de TI qué plataforma utiliza el centro y dónde se alojan los datos.

• Evita usar herramientas no autorizadas, como cuentas personales de Zoom, para impartir clases.

• Informa siempre a los estudiantes y a los padres antes de grabar una sesión.

• Desactiva funciones como el chat, el uso compartido de pantalla o las reacciones cuando no sean necesarias.

• Cierra sesión en los dispositivos compartidos y anima a tus alumnos a hacer lo mismo.

Para administradores de TI

• Revisa el Acuerdo de Tratamiento de Datos (DPA) y los Términos de Servicio de tu plataforma.

• Asegúrate de que todos los datos se almacenen en la UE y de que no haya rastreadores de terceros integrados.

• Ofrece formación y documentación al profesorado sobre el uso seguro de las herramientas.

• Mantén registros internos de los procedimientos de tratamiento de datos y de los registros de acceso.

• Realiza auditorías periódicas de tus plataformas de aula virtual para garantizar el cumplimiento y las actualizaciones.

Digital Samba: una plataforma educativa centrada en la privacidad

Si estás explorando nuevas plataformas o quieres mejorar tu entorno actual, Digital Samba está diseñada con la educación y la privacidad en su núcleo.

Lo que nos hace diferentes

• Infraestructura 100 % alojada en la UE: sin depender de nubes ni servicios estadounidenses.

• Cumplimiento total del RGPD, con flujos de consentimiento personalizables y documentación legal accesible y descargable directamente desde nuestra web:

  • Información legal

  • Privacidad y seguridad de los datos

• Sin rastreo de datos ni publicidad de terceros.

• Funciones orientadas a la educación: salas de espera, controles de moderación y gestión de roles para el aula.

• Ligera y fácil de integrar: perfecta para LMS o portales escolares.

• Control total sobre las grabaciones y los permisos de los participantes en todos los niveles.

• Fácil de usar y configurar tanto para docentes como para estudiantes.

Además, Digital Samba es compatible con herramientas de aprendizaje externas y ofrece un modo sin grabación ideal para entornos altamente sensibles, como la salud mental o la educación especial.

Conclusión: potencia la privacidad a través de tus decisiones

Hoy en día, los docentes no solo son creadores de contenido o expertos en currículo, sino también guardianes de los datos, con responsabilidades adicionales en el ámbito del aprendizaje online.

Al elegir herramientas centradas en la privacidad, aplicar buenas prácticas y entender tus obligaciones legales, puedes crear un entorno de aprendizaje más seguro y eficaz para cada estudiante.

Digital Samba está preparada para ayudar a tu escuela, universidad o centro educativo a crear aulas virtuales seguras y conformes al RGPD, sin renunciar a la facilidad de uso ni a la interactividad.

Fuentes

1. European Union. (2016). Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council (General Data Protection Regulation).
2. U.S. Department of Education. (n.d.). Protecting Student Privacy (FERPA).
3. European Data Protection Board. (2020). Guidelines 05/2020 on consent under Regulation 2016/679.
4. Data Protection Commission Ireland. (n.d.). Children and Data Protection.
5. Future of Privacy Forum. (2020). Student Privacy Primer. 
6. European Union. (2016). Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 (General Data Protection Regulation). Official Journal of the European Union, L119/1, Article 8. 
7. CNIL. (2021). Les outils numériques pour l’enseignement: recommandations pour les établissements scolaires. Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés.
8. European Commission. (2016). Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 (General Data Protection Regulation). Official Journal of the European Union, L119. ). Recommendations 01/2020 on measures that supplement transfer tools to ensure compliance with the EU level of protection of personal data. 
9. European Data Protection Supervisor. (2020). EDPS calls for a pan-European approach to digital education platforms. 
10. Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg. (2020). Empfehlungen zur Nutzung von Videokonferenzsystemen an Schulen.
11. AEPD. (2020). Guía para centros educativos: protección de datos y uso de tecnologías en el aula. Agencia Española de Protección de Datos. 
12. Garante per la protezione dei dati personali. (2022). Trattamento dei dati personali nelle istituzioni scolastiche.