Ein Online-Boardroom ist der digitale Ort, an dem sich Vorstand, Aufsichtsrat oder andere Gremien treffen und über vertrauliche Unterlagen entscheiden. Der Begriff meint zweierlei: die Software für vertrauliche Dokumente und Abstimmungen (das Board-Portal) und die sichere Videositzung selbst. Dieser Artikel erklärt den Unterschied zwischen beiden. Du erfährst, welche Funktionen wichtig sind und worauf du beim Datenschutz achten solltest.
Kurz gesagt: ein geschützter, webbasierter Raum für die Arbeit auf Führungsebene. Statt Papier und Präsenz laufen Sitzungen und Entscheidungen digital ab, oft ortsunabhängig und über mehrere Länder hinweg.
Hinter dem Begriff stecken zwei Dinge, die oft vermischt werden:
Viele Gremien brauchen beides. Wichtig ist, die zwei nicht zu verwechseln, denn sie lösen unterschiedliche Aufgaben und stellen unterschiedliche Anforderungen an die Sicherheit. Einen Überblick über weitere Formate gibt der Beitrag zu den Arten virtueller Meetings.
Ein Board-Portal verwaltet Dokumente. Es legt vertrauliche Unterlagen verschlüsselt ab, steuert Zugriffsrechte, versieht Dateien mit Wasserzeichen und hält fest, wer was gelesen hat. Abstimmungen und Zirkularbeschlüsse laufen ebenfalls darüber.
Eine Videoplattform dagegen trägt die Sitzung selbst. Sie überträgt Bild und Ton in Echtzeit, sodass alle mitreden können. Dazu kommen Funktionen wie Bildschirmfreigabe, Breakout-Räume und Aufzeichnung, je nachdem was die Sitzung braucht.
| Board-Portal | Videoplattform | |
|---|---|---|
| Zweck | Dokumente und Governance | die Sitzung selbst |
| Typische Funktionen | Ablage, Zugriffsrechte, Abstimmungen, Protokolle | Video, Ton, Bildschirmfreigabe, Aufzeichnung |
| Sensibler Punkt | Vertraulichkeit der Unterlagen | Vertraulichkeit des Gesprächs |
In vielen Organisationen arbeiten beide zusammen: Das Portal hält die Unterlagen, die Videoplattform trägt das Gespräch. Genau an dieser Schnittstelle entscheidet sich, wie sicher das Ganze am Ende ist.
Egal ob Portal, Videoplattform oder eine Kombination aus beidem: Diese Funktionen solltest du erwarten:
Eine Sitzung über Video spart nicht nur Anreise, sie verändert, wie ein Gremium arbeitet. Mitglieder schalten sich von überall dazu, das beschleunigt Entscheidungen in international verteilten Gremien. Gleichzeitig entfällt einiges: die Anreise, oft auch Raum und Übernachtung. Die gesparte Zeit fließt in die eigentliche Arbeit.
Zahlen und vertrauliche Gespräche brauchen dabei weiterhin Schutz, besonders in regulierten Branchen wie Finanzwesen, Gesundheitswesen oder Recht, wo strenge Vorgaben gelten. Digitale Sitzungen helfen zudem bei der Dokumentation: Unterlagen und frühere Beschlüsse liegen an einem Ort und lassen sich schnell wieder finden. Wo die Grenzen liegen, zeigt der Beitrag zu den Vor- und Nachteilen von Videokonferenzen.
Auf Vorstandsebene geht es um die vertraulichsten Daten einer Organisation: Strategie, Zahlen, Personal, manchmal laufende Verfahren. Sobald diese Daten digital verarbeitet werden, greift die DSGVO.
Drei Fragen solltest du klären:
Auch das BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) veröffentlicht Empfehlungen zur sicheren Nutzung von Videoplattformen, ein sinnvoller zusätzlicher Anhaltspunkt.
Der Wunsch nach digitaler Souveränität, also nach Kontrolle über die eigenen Daten, ist in Deutschland stark ausgeprägt. Für private Unternehmen ist dabei die jeweilige Landesdatenschutzbehörde zuständig, nicht die BfDI. Gerade bei Gremien willst du wissen, wer Zugriff hat und nach welchem Recht. Wie das in der Praxis aussieht, zeigt der Beitrag zu DSGVO-konformen Videokonferenzen.
Die Technik ist die eine Hälfte, die Vorbereitung die andere. Fünf Punkte helfen:
Digital Samba ist kein Board-Portal, sondern die sichere Videoebene für deine Sitzungen. Über eine einbettbare Video-API auf WebRTC-Basis baust du die Sitzung dorthin, wo dein Gremium ohnehin arbeitet: ins eigene Portal, Intranet oder in eine eigene Anwendung. Rollen und Rechte, Aufzeichnung, Breakout-Räume, Umfragen und Fragerunden sind dabei mit an Bord.
Der Unterschied liegt beim Datenschutz. Digital Samba wird in der EU gehostet: Die Rechenzentren stehen in den Niederlanden und Frankreich, ein Backup läuft über Deutschland.
Konkret heißt das: Dein Gespräch bleibt verschlüsselt, egal ob es gerade über die Leitung geht oder auf dem Server liegt. Die Verbindung selbst läuft über TLS 1.3 und AES-256-GCM, für Bild und Ton kommt DTLS-SRTP zum Einsatz. Wer noch mehr will, kann zusätzlich eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung aktivieren. Die Infrastruktur, auf der Digital Samba läuft, ist ISO-27001-zertifiziert, das eigene Informationssicherheits-Management ist an ISO 27001 ausgerichtet.
Teilnehmende brauchen weder ein Konto noch einen Download, sie treten per Link bei. Willst du es ausprobieren, reicht der kostenlose Starter-Plan mit 10.000 Teilnahme-Minuten pro Monat, ohne Kreditkarte. Für größere Gremien und eigene Anforderungen hilft dir der Vertrieb weiter.
„Boardroom" ist das englische Wort für den Sitzungssaal, in dem sich Vorstand oder Aufsichtsrat treffen. Online oder virtuell meint dasselbe, nur digital: ein geschützter Raum für Sitzungen, Unterlagen und Beschlüsse auf Führungsebene.
Ein virtueller Boardroom ist ein Online-Raum, in dem Gremienmitglieder ortsunabhängig zusammenarbeiten. Je nach Anbieter umfasst er die Verwaltung vertraulicher Dokumente, die Videositzung selbst oder beides.
Das kommt auf die Rechtsform an. Aufsichtsratssitzungen sind nach § 108 AktG grundsätzlich auch per Video zulässig, Näheres kann die Satzung oder Geschäftsordnung regeln. Bei der virtuellen Hauptversammlung einer AG ist das strenger: Nach § 118a AktG braucht es dafür eine ausdrückliche, zeitlich befristete Regelung in der Satzung, dazu vollständige Bild- und Tonübertragung und elektronische Stimmabgabe. Bei der GmbH ist es umgekehrt am einfachsten: Seit 2022 geht eine virtuelle Gesellschafterversammlung auch ohne Satzungsregelung, wenn alle Gesellschafter in Textform zustimmen. Die genauen Anforderungen hängen also von der Rechtsform ab, ein Blick in die eigene Satzung lohnt sich.
Das hängt von der Aufgabe ab. Geht es um vertrauliche Dokumente, Abstimmungen und Protokolle, brauchst du ein Board-Portal. Geht es um die Sitzung mit Bild und Ton, brauchst du eine sichere Videoplattform. Oft ergibt die Kombination Sinn.
So sicher wie ihre schwächste Stelle. Achte auf Verschlüsselung, klare Zugriffsrechte und einen Speicherort in der EU. Bei sehr sensiblen Sitzungen ist eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung sinnvoll.