Für Kanzleien zählt bei Videokonferenzen vor allem eines: der Schutz vertraulicher Mandantendaten. Ein Mandantengespräch per Video fällt unter die anwaltliche Schweigepflicht, deshalb müssen DSGVO, Berufsrecht und eine sichere Verschlüsselung zusammenpassen. Dieser Artikel zeigt die rechtlichen Anforderungen und worauf du bei der Auswahl einer Plattform achtest.
Mandantendaten gehören zu den sensibelsten Daten überhaupt: Sachverhalte, Strategien, oft auch Gesundheits- oder Finanzdaten. Als Anwältin oder Anwalt unterliegst du der Schweigepflicht nach § 203 StGB und der berufsrechtlichen Verschwiegenheitspflicht nach § 43a Absatz 2 BRAO.
Diese Pflichten enden nicht am Bildschirm. Wer per Video berät, muss dieselbe Vertraulichkeit sicherstellen wie im Besprechungsraum. Ein Datenleck ist hier nicht nur ein DSGVO-Verstoß, sondern kann auch berufsrechtliche Folgen haben. Die Grundlagen dazu findest du im Beitrag zu DSGVO-konformen Videokonferenzen.
Bevor du dich für eine Plattform entscheidest, solltest du diese Punkte prüfen:
Auch die Steuerung innerhalb des Gesprächs zählt zu den Anforderungen: Rollen und Zugänge sollten sich genau festlegen lassen, damit nur befugte Personen teilnehmen. Ein Warteraum verhindert außerdem, dass jemand unbemerkt in ein laufendes Gespräch kommt. Bei Aufnahmen gilt eine zusätzliche Pflicht: Ein Gespräch darfst du nur mit Einwilligung aller Beteiligten aufzeichnen. Ohne Einwilligung ist die Aufzeichnung des nicht öffentlich gesprochenen Worts nach § 201 StGB strafbar.
Gerichtsverhandlungen können nach § 128a ZPO per Video stattfinden. Eine Reform hat die Möglichkeiten dafür 2024 erweitert, sodass Beteiligte häufiger per Videokonferenz zugeschaltet werden können.
Wichtig zu wissen: Die technische Umgebung für die Verhandlung stellt in der Regel das Gericht. Für die eigene Kanzlei brauchst du eine Plattform vor allem für Mandantengespräche, Erstberatung und die Abstimmung mit Kolleginnen und Kollegen. Für diese Gespräche gelten dieselben Datenschutz- und Berufsrechtsanforderungen wie oben beschrieben.
Als Kurz-Check zum Mitnehmen, wenn du Angebote vergleichst:
Allgemeine, weltweit verbreitete Tools lassen sich meist nur mit einer passenden Enterprise-Lizenz und einem AVV berufsrechtskonform einsetzen, dazu kommt eine genaue Prüfung des Datenflusses. Anbieter mit Sitz und Hosting in der EU ersparen dir einen Teil dieser Prüfung, etwa als datenschutzkonforme Alternative zu US-Tools.
Digital Samba ist eine EU-gehostete Videoplattform, die genau auf diese Anforderungen ausgelegt ist. Sie eignet sich für Mandantengespräche und Erstberatungen genauso wie für die Zusammenarbeit im Team, entweder als fertige Anwendung oder eingebettet in die eigene Kanzlei-Software.
Beim Datenschutz setzt Digital Samba auf europäische Infrastruktur: Die Rechenzentren stehen in den Niederlanden und Frankreich. Ein Backup läuft über Frankfurt. Die Übertragung ist mit TLS 1.3 verschlüsselt, ruhende Daten mit AES-256-GCM, auf Wunsch kommt eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung dazu. Die Ausrichtung auf DSGVO, § 203 StGB und § 43a Absatz 2 BRAO ist Teil des Angebots, ein AVV inklusive.
Für den Kanzlei-Alltag sind die passenden Funktionen da: ein Warteraum, klare Rollen und Rechte, Kontrolle über Aufnahmen sowie eine Protokollierung von Zugriffen und Sicherheitsereignissen. Mandanten treten per Link über den Browser bei, ohne Konto und ohne Download. Über eine Video-API lässt sich die Videoberatung direkt in die eigene Website oder Anwendung einbetten, auf Wunsch vollständig im eigenen Namen (White-Label) ohne sichtbare Marke von Digital Samba.
Die Infrastruktur, auf der Digital Samba läuft, ist ISO-27001-zertifiziert. Das eigene Informationssicherheitsmanagement ist an ISO 27001 ausgerichtet. Eine Zertifizierung des Unternehmens selbst besteht noch nicht.
Zum Ausprobieren reicht der kostenlose Starter-Plan mit 10.000 Teilnahmeminuten pro Monat, ohne Kreditkarte. Für den Einsatz in der Kanzlei findest du die Details auf der Seite für Kanzleien, und der Vertrieb hilft bei eigenen Anforderungen weiter.
DSGVO-konform ist eine Lösung dann, wenn die Daten in der EU liegen, ein AVV vorliegt und sicher verschlüsselt wird. Für Kanzleien kommt die Schweigepflicht nach § 203 StGB dazu. Der Anbieter muss also ausdrücklich zur Verschwiegenheit verpflichtet sein. Anbieter mit reinem EU-Hosting erfüllen diese Punkte am leichtesten.
Ja. Die Schweigepflicht nach § 203 StGB und § 43a Absatz 2 BRAO gilt unabhängig davon, ob das Gespräch vor Ort oder per Video stattfindet. Deshalb musst du auch bei der Technik dafür sorgen, dass niemand Unbefugtes mithören oder mitlesen kann.
§ 128a ZPO regelt, dass Gerichtsverhandlungen per Video stattfinden können. Eine Reform hat die Möglichkeiten 2024 erweitert. Die Technik für die Verhandlung stellt in der Regel das Gericht. Deine Kanzlei-Plattform brauchst du vor allem für Mandantengespräche und Beratung.
Möglich ist das, aber mit mehr Aufwand. Unterliegt der Anbieter US-Recht, stellt sich trotz EU-Servern die Frage nach dem Zugriff durch Behörden (US CLOUD Act). In der Regel braucht es eine Enterprise-Lizenz und einen AVV, dazu eine genaue Prüfung des Datenflusses. Eine EU-gehostete Lösung ist meist der einfachere Weg.
Ja. Sobald ein Anbieter personenbezogene Daten in deinem Auftrag verarbeitet, ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO Pflicht. Für die anwaltliche Schweigepflicht kommt die Verpflichtung nach § 203 StGB dazu.