Sind Sie schon einmal aus einer Besprechung gegangen und haben gedacht: "Das hätte eine E-Mail sein können"? Sie sind nicht allein. Tatsächlich fressen unnötige Besprechungen in allen Teams - von Start-ups bis hin zu großen Unternehmensabteilungen - die Zeit auf, die wir für die eigentliche Arbeit brauchen.
Das Tückische daran? Meetings fühlen sich oft produktiv an. Aber wenn Sie mehr Zeit damit verbringen, über die Arbeit zu reden, als sie zu erledigen, stimmt etwas nicht.
Dieser Artikel ist nicht nur eine weitere Schimpftirade über schlechte Meetings. Er ist ein praktischer Leitfaden, um herauszufinden, wann man ein Meeting abhalten sollte, welche Zeitfenster tatsächlich funktionieren (ja, das Timing ist wichtig) und wie man erkennt, wann eine Kalendereinladung nur eine verherrlichende Ablenkung ist.
Ganz gleich, ob Sie ein Produktteam in Berlin leiten, in Madrid arbeiten oder Remote-Teams von Dublin bis Helsinki managen - hier geht es darum, dass Meetings für Sie arbeiten und nicht umgekehrt.
Inhaltsübersicht
Seien wir ehrlich: Die meisten Meetings sind nicht schlecht - sie werden nur schlecht genutzt.
Die Menschen meinen es normalerweise gut. Sie wollen Klarheit schaffen, sich abstimmen oder sicherstellen, dass ihnen nichts durch die Lappen geht. Aber wenn jede Entscheidung, Aktualisierung oder Frage zu einem 30-minütigen Videoanruf wird, verschwindet der Tag - und damit auch der Fokus.
Laut Atlassian verliert der durchschnittliche Berufstätige 31 Stunden pro Monat mit Meetings, die zu nichts führen. Das ist die Zeit einer Woche - jeden Monat - die mit Nicken, Multitasking oder der Frage verbracht wird, warum das nicht schriftlich festgehalten werden konnte.
Und es geht nicht nur um Zeit. Ständige Besprechungen verlangsamen Entscheidungen, ermüden Teams und bremsen die Dynamik. Vor allem, wenn Sie über Zeitzonen hinweg koordinieren oder mit mehreren Interessengruppen jonglieren müssen.
Wenn es Ihnen gelingt, eine Kultur aufzubauen, in der Besprechungen die Ausnahme und nicht die Regel sind, wird alles besser: Ihre Kommunikation, Ihr Kalender und Ihre Ergebnisse.
Wahrscheinlich haben Sie schon an Besprechungen teilgenommen, bei denen niemand wusste, warum er dabei war. Vielleicht begann es mit "nur einer kurzen Abstimmung" und wurde dann zu einer 45-minütigen Spirale ohne wirkliches Ergebnis.
Die Wahrheit ist: Die meisten Besprechungen sind überflüssig. Und die, die es gibt? Sie funktionieren nur, wenn sie einem ganz klaren Zweck dienen.
Bevor Sie die nächste Einladung verschicken, fragen Sie sich selbst:
"Müssen wir uns wirklich treffen, oder füllen wir nur einen Platz im Kalender?"
Es gibt nur drei gute Gründe, ein Treffen zu planen:
Sie haben verschiedene Optionen auf dem Tisch. Sie brauchen Input. Und es ist an der Zeit, sich für einen Weg zu entscheiden. Meetings sind dafür hervorragend geeignet - wenn sie mit einer tatsächlichen Entscheidung enden (und nicht nur mit weiteren Diskussionen).
Manchmal entstehen die besten Ideen, wenn man seine Gedanken live austauscht. Vor allem, wenn die Perspektiven gemischt sind. Achten Sie nur darauf, dass das Brainstorming fokussiert ist – sonst wird es schnell zu einem Waffelfest.
Einwände, Bedenken, Bauchgefühle - sie sind wichtig. Wenn jemand im Team ein Problem sieht oder mit der Richtung nicht einverstanden ist, sorgt es für intaktes Vertrauen, wenn man ihm Raum zum Reden gibt (und ihm zuhört). Und manchmal rettet es sogar das Projekt.
Perfekt für schnelle Fragen, kleine Aktualisierungen oder um etwas zu klären, ohne den Schwung zu verlieren. Bonus: Es unterbricht die Arbeit nicht auf die gleiche Weise wie ein Meeting.
Google Docs, Notion, Confluence - sie sind für die Zusammenarbeit konzipiert. Fügen Sie Kommentare hinzu, verfolgen Sie Änderungen und treffen Sie Entscheidungen, ohne ein Telefonat zu führen. Das ist sauberer und hinterlässt Spuren.
Sie müssen etwas genauer erklären? Nehmen Sie einen kurzen Loom auf oder hinterlassen Sie eine Sprachnotiz. Das geht schneller, ist persönlicher als Text und muss nicht geplant werden.
Asana, Trello, ClickUp - was auch immer Sie verwenden, machen Sie es zur Quelle der Wahrheit. Wenn alle an der Aufgabentafel beteiligt sind, brauchen Sie kein Meeting, um sich abzustimmen.
Ebenfalls erwähnenswert: Schriftliche Kommunikation ist besser nachvollziehbar. In vielen Branchen - und insbesondere in der EU - ist es wichtig, dass Dinge dokumentiert werden. Es ist klarer. Sicherer. Und oft auch effizienter.
Unterm Strich: Besprechungen sollten nicht Ihre erste Wahl sein. Nutzen Sie sie, wenn Sie Kontakte knüpfen müssen, nicht nur, wenn Sie kommunizieren wollen.
Selbst wenn Sie einen triftigen Grund für eine Besprechung haben, kann der Zeitpunkt über Erfolg oder Misserfolg entscheiden. Haben Sie schon einmal versucht, eine Strategiesitzung um 16:30 Uhr an einem Freitag abzuhalten? Sie werden sicher zustimmend nicken, aber nicht viel nachdenken.
Wenn Sie sich fragen, wann Meetings am besten funktionieren, sollten Sie Folgendes beachten:
Studien - und Erfahrungen aus der Praxis - zeigen, dass Menschen zwischen 10:00 und 11:30 Uhr und dann wieder zwischen 13:00 und 14:30 Uhram wachsten sind . Davor ruhen wir uns aus. Danach schauen wir auf die Uhr.
Montags holen wir alles nach. Freitage sind zum mentalen Auschecken da. Meetings am Ende der Woche sind eher übereilt oder unausgegoren.
Wenn sich Ihr Team über Berlin, Amsterdam und Lissabon - oder noch weiter - erstreckt, sollten Sie Zeitfenster finden, die für alle Beteiligten geeignet sind. Für EU-Teams istdie Mitte des Vormittags mitteleuropäischer Zeit am besten geeignet.
Lange Besprechungen sind nicht produktiver, sondern nur ermüdender. Wenn es in 20 Minuten erledigt werden kann, buchen Sie keine 30 Minuten. Und wenn 10 ausreichen, umso besser.
Kleiner Tipp: Verwenden Sie ein Terminplanungsprogramm, das Arbeitszeiten und Zeitzonen automatisch berücksichtigt. Das erspart Ihnen eine Menge Hin und Her - und hilft, "Überraschungsanrufe" um 7 Uhr morgens zu vermeiden.
Seien wir ehrlich: Wenn eine Besprechung nicht dazu führt, dass alle Beteiligten Klarheit haben, handeln und Verantwortung übernehmen, was war dann der Sinn?
Hier ist eine bodenständige Formel, die ich befolge, um Meetings sinnvoll zu gestalten - und nicht als Gedächtnisstütze:
Schicken Sie eine kurze Follow-up-Nachricht, die Folgendes enthält:
Bonus: Führen Sie ein laufendes Protokoll über diese Zusammenfassungen. Es ist eine Goldgrube, wenn Sie versuchen, wiederkehrende Probleme zu erkennen - oder zu beweisen, dass das nächste Treffen wirklich notwendig ist.
Wenn Sie Ihre virtuellen Meetings verbessern möchten - von der Vorbereitung bis zur Nachbereitung - lesen Sie unseren Blog über 15 bewährte Verfahren für virtuelle Meetings zur Verbesserung der Online-Zusammenarbeit. Er enthält viele einfach umzusetzende Tipps, z. B. zur Aufstellung von Tagesordnungen, zum Testen von Technologien, zur Koordinierung von Zeitzonen, zu Maßnahmen für den Datenschutz, zu Tools für das Engagement und vieles mehr.
Meetings sind nicht böse. Aber die falschen Meetings, zur falschen Zeit, aus den falschen Gründen? So enden Sie mit ausgebrannten Teams und überfüllten Terminkalendern.
Das Ziel ist einfach:
Wenn Sie Besprechungen als strategisches Instrument und nicht als Standardeinstellung behandeln, erfüllen sie ihren Zweck: Sie schaffen Vertrauen, ermöglichen Entscheidungen und sorgen dafür, dass die Teams in dieselbe Richtung arbeiten.
Wenn Sie ein paar klügere Entscheidungen treffen - über den Zweck, den Zeitpunkt und die Alternativen - sparen Sie jede Woche Stunden, verbessern die Kommunikation und schaffen eine Kultur, in der Besprechungen anregend und nicht anstrengend sind.
Und wenn Sie bereit sind, die Zeitverschwendung zu reduzieren und die Zusammenarbeit noch weiter zu optimieren, kann Digital Samba Ihnen dabei helfen.
✅ Sparen Sie Stunden pro Woche
✅ Führen Sie sichere, EU-konforme Videokonferenzen durch
✅ Verbessern Sie sowohl die interne Teamarbeit als auch Kundengespräche
Buchen Sie jetzt Ihren kostenlosen Demo-Anruf .