En los últimos años, las formas de trabajar han cambiado una barbaridad. Estar todos los días en la oficina ya no es lo habitual. Las reuniones presenciales han dado paso a una nueva normalidad: las reuniones online.
Todo lo que antes hacíamos cara a cara – reuniones con clientes, revisiones de objetivos, presentaciones, talleres – ahora se hace desde cualquier lugar gracias a la videoconferencia. Así que si aún no te aclaras con los diferentes tipos de reuniones virtuales, aquí te explico todo, fácil y sin rodeos.
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Y si todavía no tienes muy claro qué tipo de reunión usar para cada ocasión, no te preocupes. En este artículo te explico los principales tipos de reuniones virtuales, cómo funcionan, cuándo usarlos y cuál es la mejor opción para equipos que valoran la seguridad, la privacidad y el cumplimiento del GDPR.
Spoiler: hay mucho más que solo hacer una videollamada cualquiera. Vamos al lío.
Hay tres tipos principales de reuniones virtuales: teleconferencia (sólo audio), videoconferencia (con vídeo) y conferencia web (con todas las herramientas de colaboración, como pantalla compartida, chat y sondeo). Cada una responde a necesidades de comunicación y contextos empresariales diferentes.
La teleconferencia es la forma más simple y directa de mantener una conversación remota. Sin vídeo, sin pantalla compartida, sin distracciones: sólo voz. Aunque parezca algo del pasado, sigue teniendo su hueco en algunos contextos empresariales. Por ejemplo, cuando se necesita una reunión rápida sin complicaciones técnicas, o cuando el ancho de banda es limitado.
Este tipo de reunión suele hacerse a través de una llamada telefónica tradicional, desde un fijo, un móvil o incluso usando aplicaciones VoIP. Es útil cuando no hace falta mostrar nada visual y lo único importante es la palabra hablada.
Uso inmediato: basta con marcar un número y empezar a hablar.
Menos preocupaciones técnicas: no necesitas cámara ni micro de calidad.
Económico: en muchos casos, sin coste adicional o incluido en tarifas planas.
Al no tener imagen, se pierde mucho contexto.
No se pueden mostrar documentos, gráficas ni presentaciones.
Muchos equipos ya no usan teléfono fijo.
La videoconferencia dio un paso más allá al añadir imagen a la conversación. Ya no solo escuchamos: también vemos a la otra persona, lo que transforma completamente la dinámica de la reunión. Esta opción se ha convertido en el estándar para la mayoría de las empresas porque aporta cercanía y profesionalismo, incluso en la distancia.
Al permitir el contacto visual, este formato favorece la empatía y mejora la interpretación de intenciones, algo clave en negociaciones, entrevistas o evaluaciones de desempeño. Además, las videollamadas refuerzan el sentimiento de equipo cuando los miembros trabajan desde distintas ubicaciones o incluso países.
Ver a los demás crea una conexión más auténtica y natural.
El lenguaje no verbal aporta contexto y evita malentendidos.
Reduce drásticamente los gastos de desplazamiento y mejora la eficiencia del tiempo.
Algunas plataformas aún exigen instalar programas.
Si no eliges bien la herramienta, puede haber problemas de seguridad.
La conferencia web es la solución más completa cuando se trata de reuniones virtuales. Aquí ya no hablamos solo de verse o escucharse: hablamos de colaborar activamente. Estas plataformas permiten que todos los participantes compartan documentos, hagan anotaciones, respondan encuestas o incluso se dividan en salas para trabajar por separado, todo sin salir del navegador.
Esta versatilidad convierte a la conferencia web en una herramienta ideal para empresas que necesitan más que una simple conversación. Es perfecta para formaciones online, presentaciones comerciales, talleres interactivos y reuniones estratégicas. Al no requerir instalación, el acceso es inmediato, lo cual mejora la experiencia para asistentes internos y externos.
Accesible desde cualquier navegador, sin necesidad de instalar nada.
Compatible con ordenadores, móviles y tabletas.
Permite dinamizar reuniones con funciones avanzadas como encuestas, pizarras y salas de trabajo.
Si la red falla, la experiencia se ve afectada.
Algunas funciones pueden consumir mucho ancho de banda.
Para ayudarte a ver más claro qué opción se adapta mejor a tu equipo o proyecto, te dejamos esta tabla comparativa. Aquí puedes ver de un vistazo las principales diferencias entre teleconferencias, videoconferencias y conferencias web, según lo que permiten hacer, cómo se accede y en qué contextos funcionan mejor.
| Características | Teleconferencia (sólo audio) | Videoconferencia (audio + vídeo) | Conferencia web (colaboración total) |
|---|---|---|---|
| Audio | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| Vídeo | ❌ | ✔️ | ✔️ |
| Compartir contenidos | ❌ | ❌ | ✔️ |
| Aass basado en navegador | ❌ | A menudo ❌ | ✔️ |
| Funciones interactivas | ❌ | Limitadas | ✔️ (encuestas, preguntas y respuestas, pizarras) |
| Mejor uso | Reuniones rápidas, poco ancho de banda | Reuniones personales, actualizaciones del equipo | Seminarios web, demostraciones, integración |
| Equipo necesario | Teléfono o auriculares | Cámara web y micrófono | Ordenador portátil con navegador |
| Ejemplos de plataformas típicas | Teléfono fijo, móvil, VoIP | Skype, Zoom, FaceTime | Samba digital, Google Meet, Teams |
A día de hoy, las reuniones virtuales cubren prácticamente cualquier necesidad del día a día en una empresa. No solo permiten mantener la comunicación fluida entre equipos distribuidos, sino también acelerar procesos, ahorrar costes y mejorar la experiencia de clientes, socios y nuevos empleados.
Reuniones de equipo: encuentros breves y frecuentes para mantener a todo el mundo alineado. Son clave en metodologías ágiles y permiten detectar bloqueos o ajustar prioridades sin perder tiempo.
Demos de producto: presentaciones en vivo para enseñar cómo funciona una solución o servicio. Ayudan a resolver dudas al momento, generar confianza y cerrar acuerdos más rápido.
Webinars: sesiones más amplias, ideales para posicionarse como referente en un sector. Se usan para formación, lanzamiento de productos, captación de leads o fidelización de clientes.
Uno a uno: conversaciones privadas entre responsables y colaboradores. Se utilizan para dar feedback, hacer seguimiento de objetivos o tener charlas de desarrollo profesional en un entorno más personal.
Onboarding remoto: procesos estructurados para integrar a nuevos miembros del equipo sin importar su ubicación. Combinan llamadas introductorias, formación y dinámicas de bienvenida para que los nuevos fichajes se sientan acompañados desde el minuto uno.** sesiones de bienvenida para nuevos fichajes.
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Cada tipo de reunión tiene su función. Una llamada rápida, una videollamada para ponerse al día o una conferencia web para presentar algo en grande. Si tu prioridad es cumplir con la normativa europea, proteger los datos de tus usuarios y que todo funcione bien, echa un vistazo a Digital Samba.
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Los tres tipos principales son la teleconferencia (sólo audio), la videoconferencia (audio y vídeo) y la conferencia web (audio, vídeo y compartición de contenidos). Cada uno de ellos se adapta a diferentes necesidades de comunicación en función del nivel de colaboración requerido.
Las conferencias web suelen ser las mejores: admiten vídeo en tiempo real, intercambio de contenidos, chat y herramientas interactivas como encuestas y salas de reuniones, que ayudan a los equipos remotos a colaborar con mayor eficacia.
No siempre. Muchas plataformas modernas, como Digital Samba, se basan en el navegador, por lo que los asistentes pueden unirse con sólo un enlace, sin necesidad de descargas.
Para muchas empresas, sí. Aunque algunas interacciones en persona siguen siendo valiosas, las reuniones virtuales ofrecen ahora herramientas que favorecen la colaboración, la creación de relaciones e incluso los debates espontáneos.
Algunos ejemplos son las reuniones de equipo, las demostraciones a clientes, las sesiones de formación, los seminarios web y las revisiones individuales. Cada una de ellas responde a un objetivo empresarial específico y puede celebrarse virtualmente con las herramientas adecuadas.
Busque funciones que se ajusten a su caso de uso, como pantalla compartida, cifrado de extremo a extremo, salas de reuniones o personalización de la marca. Además, tenga en cuenta dónde se alojan los datos si la privacidad o el cumplimiento del GDPR son importantes para usted.