Virtuelle Besprechungen sind für gemischte Teams und Unternehmen, die remote arbeiten, zur Norm geworden. Doch erfolgreiche virtuelle Meetings entstehen nicht einfach so - sie erfordern Struktur, Planung und die richtigen Tools. Ganz gleich, ob Sie ein globales Team leiten oder ein Einzelgespräch führen, das Wissen , wie man ein Online-Meeting effektiv durchführt, ist der Schlüssel zur erfolgreichen Durchführung virtueller Meetings.
In diesem Leitfaden stellen wir Ihnen 15 Best Practices für virtuelle Meetings vor, mit denen Sie die Zusammenarbeit verbessern, die Produktivität steigern und jedes Mal bessere virtuelle Meetings abhalten können.
Inhaltsübersicht
Um sich auf ein virtuelles Meeting vorzubereiten, sollten Sie bewährte Strategien anwenden und die richtigen Tools einsetzen - in diesem Leitfaden finden Sie alles, was Sie brauchen.
Wir sind der Meinung, dass die Einhaltung von Best Practices für den Erfolg von Videokonferenzen unerlässlich ist. Online-Meetings unterscheiden sich von persönlichen Meetings; jedes hat seine eigenen Herausforderungen. Die wichtigsten Herausforderungen der Online-Kommunikation sind:
Wir haben 15 Best Practices zusammengestellt, die Ihnen helfen, diese Herausforderungen zu meistern.
Ihr virtuelles Meeting sollte immer ein Ziel haben. Alles, was in der Besprechung geschieht, sollte Ihnen helfen, dieses Ziel zu erreichen.
Große Meetings sollten immer eine Tagesordnung haben. Ohne eine solche können Sie leicht feststellen, dass Ihre Besprechung vom Thema abschweift. Tagesordnungen sind auch ein gutes Mittel, um zu verhindern, dass sich virtuelle Besprechungen zu sehr in die Länge ziehen.
Sie können die Teilnehmer im Voraus fragen, ob sie bestimmte Punkte auf der Tagesordnung haben. Auf diese Weise können die Teilnehmer ihre Beiträge planen.
Eine der am häufigsten übersehenen Best Practices für Online-Meetings ist die technische Vorbereitung. Wenn Sie zum ersten Mal eine neue Plattform oder Hardware verwenden, sollten Sie sie vor der Besprechung testen. Lernen Sie zumindest die grundlegenden Funktionen - Stummschaltung, Bildschirmfreigabe, Chat - zu nutzen.
Technische Probleme sind die häufigsten Störfaktoren bei virtuellen Meetings. Die meisten von uns haben schon einmal erlebt, dass ein Online-Meeting durch ein technisches Problem völlig aus dem Ruder gelaufen ist. Das sieht unprofessionell aus!
Das Gleiche gilt für Webcams und Headsets. Nehmen Sie nicht an Ihrem Online-Vorstellungsgespräch teil, nur um festzustellen, dass Ihre neue Webcam nicht richtig funktioniert.
Heutzutage ist es üblich, dass internationale Teams aus der Ferne an ein und demselben Projekt zusammenarbeiten. Das größte Hindernis für eine effektive Remote-Zusammenarbeit ist die effiziente Koordinierung der Zeitzonen. Umeffektive virtuelle Meetings zu gewährleisten, sollten Sie stets die Verfügbarkeit der Teilnehmer in verschiedenen Zeitzonen berücksichtigen.
Sie sollten auf die Zeitzonen der Teilnehmer Rücksicht nehmen. Planen Sie zum Beispiel keine Besprechung für 10 Uhr morgens britischer Zeit, wenn Sie Kollegen in New York haben. Sie müssten um 5 Uhr morgens aufstehen, um an der Besprechung teilzunehmen!
Die optimale Zeit hängt immer von Ihrem Team ab. 16:00-17:00 Uhr UTC ist eine beliebte Zeitspanne für Teams in den USA, Großbritannien und Kontinentaleuropa. Digital Samba verfügt über ein nützliches Zeitzonen-Management-Tool, das Ihnen hilft, die beste Zeit für Ihre internationalen Meetings zu finden.
Über dieses Thema könnte man einen ganzen Artikel schreiben, und deshalb haben wir das auch schon getan. Ihr Auftreten, Ihre Beleuchtung und Ihr Hintergrund tragen alle zu den Best Practices für virtuelle Meetings bei und sollten nicht unterschätzt werden.
Ein Fernmeeting ist keine Entschuldigung dafür, bei der Präsentation nachzulassen.
Eine gute Beleuchtung, ein guter Ton und ein angemessenes Outfit können Ihr Selbstvertrauen stärken und Sie professioneller wirken lassen. Machen Sie vor einem großen Meeting immer einen Probelauf, um Ihr Videobild zu überprüfen.
Zu einer persönlichen Teambesprechung zu spät zu kommen, ist peinlich. Sie müssen langsam die Tür öffnen und sich leise hineinschleichen, in der Hoffnung, dass niemand Ihre Verspätung bemerkt. Wenn Sie jedoch zu einer Videobesprechung zu spät kommen, können Sie mit stummgeschaltetem Mikrofon und ohne Kamera teilnehmen - was kaum jemandem auffällt.
Sie denken vielleicht, dass es niemandem aufgefallen ist, aber seien Sie versichert, dass sie es bemerkt haben. Bei Online-Meetings gibt es noch weniger Ausreden für Verspätungen. Lassen Sie Ihre Standards nicht fallen, nur weil die Besprechung online stattfindet. Sie wissen nie, wer alles mitbekommt.
Bei größeren Besprechungen müssen den Teilnehmern Rollen zugewiesen werden. Wenn jeder seine Aufgabe kennt, gibt es weniger Chaos und Verwirrung. Auch bei kleinen Teamsitzungen ist es von Vorteil, wenn es einen Vorsitzenden und einen Protokollführer gibt.
Ein Vorsitzender ist wichtig. Der Vorsitzende ist dafür verantwortlich, dass das Ziel der Besprechung erreicht wird. Wenn zu viel Zeit auf einen einzelnen Tagesordnungspunkt verwendet wird, kann der Vorsitzende die Gruppe auffordern, weiterzugehen. Zeitmanagement ist eine Schlüsselqualifikation für einen virtuellen Vorsitzenden.
Wie sensibel ist das Thema Ihrer Besprechung? Geht es um persönliche oder geschäftlich sensible Informationen? Wenn ja, sollten Sie Sicherheitsmaßnahmen für Videokonferenzen einführen.
Einige grundlegende Schutzmaßnahmen sind Passwortschutz, Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und Warteräume. Es hat viele Fälle gegeben, in denen hochkarätige Videokonferenzen von Trollen oder unerwünschten Gästen infiltriert wurden.
Lassen Sie das nicht mit sich machen. Seien Sie immer vorsichtig, wenn Sie Links zu Meetings freigeben. Mit Digital Samba können die Organisatoren ihren virtuellen Raum nach Beginn der Sitzung sperren. Sie haben auch Zugang zu einem Warteraum, in dem Sie Teilnehmer zulassen oder abweisen können.
Es ist eine gute Idee, unternehmensweite Regeln für virtuelle Meetings aufzustellen. Wir beobachten, dass immer mehr Unternehmen dies tun, da Teams, die vollständig ferngesteuert arbeiten, immer häufiger werden.
Anstatt Ihre Teammitglieder und Teilnehmer raten zu lassen, was akzeptabel ist und was nicht, geben Sie ihnen ein Exemplar Ihres Regelwerks für virtuelle Meetings. Auf diese Weise kann Ihr Team Zeit und Geld sparen.
Engagement ist der Grundstein für ein erfolgreiches Online-Meeting. Am schlimmsten sind Meetings, bei denen eine Person sehr lange spricht und alle anderen abschalten. Die Interaktion der Teilnehmer ist der beste Weg, das Engagement zu steigern.
Eine gute Plattform für virtuelle Meetings ist der beste Ausgangspunkt, um das Engagement zu steigern. Wählen Sie eine Plattform mit vielen interaktiven Funktionen. Diese sorgen für eine wechselseitige Kommunikation und halten die Teilnehmer auf Trab.
Digital Samba verfügt über eine ganze Reihe von Funktionen, die das Engagement fördern. Dazu gehören die gemeinsame Nutzung des Bildschirms, Handauflegen, Abstimmungen, gemeinsame Whiteboards, Breakout-Räume und vieles mehr.
Wir können gar nicht genug betonen, wie wichtig eine gute Audio-Etikette ist. Jeder hat schon einmal erlebt, dass eine Fernbesprechung durch ein lautes Mikrofon gestört wurde. Ungedämpfte Mikrofone nehmen unerwünschte Hintergrundgeräusche wie Husten und Bellen auf.
In der Regel sollten Sie Ihr Mikrofon stumm schalten, wenn Sie nicht sprechen. Digital Samba verfügt über eine Funktion, mit der Organisatoren die Stummschaltung aller Teilnehmermikrofone gleichzeitig aktivieren und deaktivieren können.
Diese Funktion kann helfen, eine Besprechung wieder in Gang zu bringen, wenn das Mikrofon eines unbekannten Teammitglieds eine Ablenkung darstellt.
Menschen neigen dazu, Besprechungen in 30-Minuten-Schritten zu buchen. Wir tun dies automatisch, aber es ist alles andere als optimal. Einmal begonnen, neigen Besprechungen dazu, sich auszudehnen und die zugewiesene Zeit zu füllen. Aus diesem Grund dauern die meisten viel länger als sie müssten.
Wie können wir das verhindern? Elon Musk hat einmal gesagt, dass er Meetings immer in Fünf-Minuten-Schritten bucht. Eine kürzere Dauer sorgt dafür, dass sich die Teilnehmer engagieren und auf das Ziel konzentrieren. Überlegen Sie immer, wie lange Sie brauchen, bevor Sie etwas organisieren.
Einseitige Kommunikation ist nicht fesselnd. Das ist eigentlich gar keine Kommunikation. Was glauben Sie, wie lange Ihr Team zuhören wird, wenn Sie eine Stunde lang nur reden? Nicht sehr lange.
Versuchen Sie, die Teilnehmer so weit wie möglich einzubeziehen. Interaktive Funktionen sind eine gute Möglichkeit, dies zu erreichen. Sieht es so aus, als würden sich die Teilnehmer langweilen? Starten Sie eine Umfrage und fragen Sie Ihre Teilnehmer nach ihrer Meinung.
Achten Sie vor allem auf introvertierte Teilnehmer. Sie treten oft unbemerkt in den Hintergrund, obwohl sie einen wertvollen Beitrag leisten könnten. Fragen Sie sie unbedingt nach ihren Gedanken und Ideen.
Wir sind alle sehr beschäftigt und vergessen leicht, was in der gestrigen Teambesprechung gesagt wurde. Deshalb ist es wichtig, Notizen oder Protokolle anzufertigen.
Die Verwendung eines Online-Notizblocks auf Ihrem Handy oder Laptop kann von Vorteil sein. Diese Online-Notizblöcke sind digital und können leicht aufgerufen und verwendet werden. Außerdem bieten sie verschiedene Funktionen wie das Speichern von Notizen in Dokumentenform, die Zusammenfassung der Notizen usw., was sie zu einer besseren Wahl als physische Notizblöcke macht.
Ohne Besprechungsnotizen könnten Sie die Ergebnisse Ihrer Team-Brainstorming-Sitzung leicht verlieren. Das sollte Ihnen nicht passieren. Machen Sie sich Notizen.
Nehmen Sie sich immer Zeit, um Ihr Treffen im Nachhinein auszuwerten. Die Selbstevaluierung ist wichtig für größere Veranstaltungen, die eine gewisse Planung erfordern. Fragen Sie sich selbst: Ist etwas schief gelaufen? Was könnten Sie beim nächsten Mal besser machen? Wie können Sie beim nächsten Mal das Engagement erhöhen?
Die Reflexion ist ein wichtiger Bestandteil der Best Practices für virtuelle Me etingsund führt zu einer kontinuierlichen Verbesserung der Art und Weise, wie Sie Meetingsabhalten. Vielleicht entdecken Sie einige Ihrer eigenen erfolgreichen Best Practices für virtuelle Meetings.
Wir nehmen an so vielen virtuellen Meetings teil, dass es schwierig sein kann, sich an alle zu erinnern. Wenn Sie eine kurze Nachbereitung senden, bleibt Ihr Meeting den Teilnehmern in Erinnerung.
Die besten sind kurz, bündig und prägnant. Digital Samba nimmt Ihnen den Stress aus diesem Prozess. Mit Digital Samba können Sie benutzerdefinierte Follow-up-E-Mails versenden, damit Sie bei Ihren Teilnehmern immer im Gedächtnis bleiben.
Auch wenn die bewährten Methoden für virtuelle Meetings die Zusammenarbeit von Teams verbessern, lohnt es sich, die Vor- und Nachteile einer strukturierten Vorgehensweise abzuwägen. Im Folgenden finden Sie einen kurzen Vergleich, der Ihnen helfen soll, die Auswirkungen dieser Praktiken auf Ihr Unternehmen abzuwägen.
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| Fördert das Engagement und die Beteiligung | Erfordert Planung und Vorbereitung im Vorfeld |
| Hilft bei der Durchführung effektiver und strukturierter Meetings | Kann starr wirken, wenn es nicht auf die Teamdynamik zugeschnitten ist |
| Verringert die Ermüdung von Besprechungen, da die Sitzungen konzentriert und prägnant bleiben | Übermäßiger Einsatz von Tools kann zu Ablenkungen führen |
| Ermutigt alle Teilnehmer zu gleichen Beiträgen | Nicht alle Teilnehmer folgen automatisch den Best Practices |
| Verbessert das Zeitmanagement und die Produktivität bei Remote-Meetings | Die anfängliche Einführung kann eine Schulung oder einen Kulturwandel erfordern |
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass zu den besten Praktiken für virtuelle Sitzungen die Vorbereitung, die Zeitplanung, klare Tagesordnungen, Engagement-Tools und der richtige Einsatz von Technik gehören. Die Beherrschung dieser Punkte sorgt für eine bessere Kommunikation und weniger Störungen während Ihrer Sitzungen.
Wir schlagen vor, dass Sie unsere 15 Best Practices für Remote Meetings als Grundlage für das neue Regelwerk Ihres Unternehmens für virtuelle Meetings verwenden. Mit zunehmender Erfahrung in der Durchführung erfolgreicher Meetings werden Sie noch weitere Best Practices entdecken, die speziell auf Ihr Unternehmen zugeschnitten sind.
Mit der Videokonferenz-API von Digital Samba kann Ihre Plattform sicherstellen, dass Videogespräche in Echtzeit reibungslos ablaufen und es den Nutzern leicht gemacht wird, miteinander zu sprechen. Wenn Sie wissen möchten, wie wir Ihre Website oder Plattform unterstützen können, sprechen Sie mit unseren Vertriebsteams.